Secretaris expert apotheek Klinische Studies

Functieomschrijving

• Je verwerkt administratieve, logistieke en financiële gegevens in de verschillende databases van de apotheek. Je volgt deze gegevens binnen het werkdomein van A tot Z.
• Samen met de teamverantwoordelijke sta je in voor de verwerking en opvolging van de facturatie.
• Je staat in voor de controle van de dossiers, documenten, berekeningen en ingebrachte gegevens binnen het werkdomein.
• Je beantwoordt vragen van sponsors en studieverpleegkundigen. Je zorgt voor een professionele schriftelijke en mondelinge communicatie.
• Je notuleert bij vergaderingen en werkoverlegmomenten, staat in voor de verslaggeving en volgt actiepunten op.
• Je zorgt voor correcte opvolging van contracten.
• Je geeft correcte informatie bij vragen aan interne en externe klanten.
• Je staat in voor de bestelling, ontvangst en registratie van geneesmiddelen/goederen die nodig zijn voor de klinische studies.
• Je staat in voor de uitgifte van de studiemedicatie aan het loket, je zorgt voor het extern transport en controleert teruggebrachte medicatie.
• Je verwerkt en controleert de gegevens van de medicatie, staat in voor het stockbeheer en helpt bij de implementatie van het kwaliteitshandboek op de werkvloer.
• Je ondersteunt de apotheker bij de kalibratie van de temperatuursondes.
• Je biedt logistieke ondersteuning waar nodig om de werking vlot te laten verlopen.
• Je signaleert verbeterpunten en je werkt mee aan de ontwikkeling en optimalisatie van werkmethodes.
• Bij problemen doe je zelf een eerste aanzet bij het formuleren van oplossingen. Je bent het aanspreekpunt voor vragen omtrent jouw werkdomein.
• Je staat in voor je eigen permanente vorming en je houdt je kennis up to date.

Gewenst profiel

• Je bent administratief vaardig, je handelt en redeneert op bachelor niveau.
• Je werkt vlot met de nodige informaticatools. Je hebt goede vaardigheden van MS Office en je bent bereid om je in te werken in de dienstspecifieke software.
• Je communiceert vlot, mondeling en schriftelijk in het Nederlands, en kan je goed mondeling en schriftelijk uitdrukken in het Engels.
• Je handelt volgens de 3 kernwaarden van het UZ Gent: integer, respectvol en verantwoordelijk.
• Je communiceert helder en gestructureerd (mondeling en schriftelijk), afgestemd op de doelgroep en de situatie.
• Je werkt nauwkeurig en correct volgens bestaande procedures en afspraken.
• Je bent sterk in plannen en organiseren, je stelt de nodige prioriteiten.
• Je voert je werk zelfstandig uit en je brengt regelmatig verslag uit aan de hiërarchisch verantwoordelijke.
• Je onderneemt gerichte acties om doelstellingen te behalen en zorgt voor een correcte opvolging en afhandeling van jouw dossiers.
• Je neemt initiatief. Je signaleert kansen, pakt spontaan problemen aan en komt uit eigen beweging met een voorstel of oplossing.
• Je draagt bij tot een positieve werksfeer waar voortdurend leren, ontwikkelen en samenwerken op de voorgrond staan.

Selectieprocedure

Deel 1: computergestuurde testen die peilen naar algemeen redeneervermogen (uitsluitend), plannen en organiseren, administratieve flexibiliteit en nauwkeurigheid en een persoonlijkheidsvragenlijst (adviserend). De testen vinden plaats op campus UZ Gent op dinsdag 16 september 2025 om 17u15.
Deel 2: preselectie op cv en motivatiebrief.
Deel 3: praktijkgerichte casus gevolgd door competentiegericht interview op dinsdag 30 september 2025 (voormiddag).