Prêt(e) à donner un nouvel élan à votre carrière? Unibra SA recherche un/une Office & Executive assistant exceptionnel(le) pour rejoindre notre équipe à Bruxelles.
A propos d’Unibra
Créée en 1960, Unibra S.A. est une société holding familiale qui s’est hissée au fil des années en leader dans deux secteurs clés : la brasserie et l’immobilier. Célèbre à l’international, son pôle brassicole reste profondément ancré dans ses racines belges, alliant traditions et savoir-faire tout en misant sur l’excellence et l’innovation pour perpétuer des saveurs authentiques.
En parallèle, Unibra S.A. a su diversifier son portefeuille en s’imposant dans le secteur immobilier. Spécialisée dans la location d’immeubles de bureaux et le développement de projets ambitieux, la société étend ses activités en Belgique et au Luxembourg, toujours avec un souci de qualité.
Chaque jour, les collaborateurs d’Unibra S.A. sont guidés par des valeurs fortes : Teamwork, Respect & inclusion, Impact et Pride. Ces principes sont au cœur de toutes les actions et décisions du groupe.
Rôle et responsabilités
En tant qu’Office & Executive Assistant au sein de notre département Real Estate, vous jouerez un rôle clé dans le bon déroulement des activités quotidiennes. Vous apporterez un support administratif et organisationnel transversal au département, en assurant une coordination interne efficace et en optimisant la gestion des priorités du COO. Vous serez en charge de faciliter la communication et la collaboration entre les différents départements du groupe (juridique, finance, comptabilité, etc.), garantissant ainsi un échange d’informations fluide et structuré. Votre sens de l’anticipation, votre rigueur dans la gestion des priorités et votre capacité à maintenir une communication claire feront de vous un acteur incontournable au sein de l’équipe.
Votre rôle comprend les tâches suivantes (liste non-exhaustive):
- Support administratif
- Préparer, organiser et assurer le suivi des réunions : élaboration de l’ordre du jour, envoi des convocations, préparation des présentations et rédaction des comptes-rendus.
- Gérer la coordination des agendas des membres de l’équipe, incluant les réunions internes/externe et les déplacements.
- Assurer la gestion administrative : classement physique et numérique, gestion électronique des documents (GED) et archivage.
- Anticiper les besoins organisationnels et proposer des améliorations.
- Servir d’interface entre l’équipe Real Estate et les départements support du groupe.
- Centraliser, transmettre et suivre les documents administratifs et juridiques (contrats, conventions, procès-verbaux, factures, etc.).
- Participer à la préparation des demandes de validation ou décision auprès des fonctions support.
- Contribuer à la consolidation des informations pour les reportings destinés à la direction générale.
- Support commercial
- Suivi administratif des ventes (documents contractuels, encodage des leads, reporting).
- Servir d’interface avec notre commercial, les notaires et les clients.
- Mettre à jour des bases de données commerciales et produire des statistiques sur les ventes.
- Support à la gestion immobilière
- Aide administrative pour l’Asset Manager : échéanciers, baux, contacts locataires, fournisseurs.
- Suivi des contrats, des sinistres, des prestations de maintenance.
- Préparation de documents de reporting liés à la gestion locative.
- Assistance au COO
- Gestion de l’agenda : planification et coordination des rendez-vous.
- Préparation des réunions : recherches, constitution de dossiers, préparation de présentations.
- Suivi de la correspondance : tri des emails, rédaction de projets de réponses, notes et synthèses.
- Suivi opérationnel des actions du COO : gestion des to-do lists, relances auprès des équipes internes et des interlocuteurs externes.
Votre profil
- Vous disposez de plus de 5 ans d’expérience dans un poste similaire. Une expérience préalable dans le Real Estate constitue un atout.
- Une connaissance de base de l’immobilier ou des processus de vente constitue un avantage.
- Maîtrise confirmée des outils Microsoft 365 : Outlook, Teams, Word, Excel, PowerPoint et SharePoint.
- Excellente maîtrise de la langue française, tant à l’écrit qu’à l’oral, avec une orthographe irréprochable et une aisance rédactionnelle marquée.
- Bon niveau d’anglais professionnel ; la maîtrise du néerlandais est un atout significatif.
- Sens aigu de l’organisation, rigueur et fiabilité dans l’exécution des tâches.
- Capacité à gérer plusieurs dossiers simultanément et à hiérarchiser les priorités efficacement.
- Réactivité, autonomie et esprit d’initiative dans un environnement dynamique.
- Discrétion absolue, loyauté et respect de la confidentialité.
- Très bon relationnel, diplomatie naturelle et fort esprit d’équipe.
Ce qu’on vous offre
Unibra S.A. est une entreprise familiale et dynamique qui met l’humain au centre de son business. Nous nous efforçons de mettre l’accent sur le potentiel humain, guidés par les idées, l'énergie et l'engagement de nos employés. C'est pourquoi nous offrons des avantages sociaux complets qui favorisent le bien-être mental, physique et financier de tous les employés.
Dans ce rôle, vous ferez partie d'une grande aventure et aurez l’opportunité de travailler sur des projets innovants et diversifiés. Si vous êtes passionné par la gestion de projets techniques et que vous souhaitez intégrer une équipe dynamique, nous serions ravis de vous rencontrer.
Comment postuler:
Envoyez votre CV et lettre de motivation par email à l’adresse suivante [email protected].
Veuillez noter que seuls les candidats présélectionnés seront contactés
Type d'emploi : Temps plein, CDI
Avantages :
- Assurance groupe
- Assurance hospitalisation
- Cadeau de Noël
- Chèques repas
- Éco-chèques
- Événements d'entreprise
- Formations en entreprise
- GSM de fonction
- Indemnité kilométrique
- Jours de congés supplémentaires
- Ordinateur de fonction
- Travail à domicile
Horaires :
- Lun-Ven
- Travail de jour
Rémunération supplémentaire :
- 13ème mois
- Pécule de vacances
Lieu du poste : En présentiel
