Executive Assistant

Als je graag de lokale besturen mee wilt helpen verdedigen

Als je een georganiseerde, proactieve en kwaliteitsgerichte professional bent

Als je wilt werken in een dynamische omgeving waar je administratieve en coördinerende vaardigheden tot hun recht komen

Wij zoeken:

EEN DIRECTIEASSISTENT (M/V/X)

(Belangrijke ondersteuning van de algemene directie en politieke organen)

Contract van onbepaalde duur - voltijds – snelle indiensttreding

BRULOCALIS is de vereniging van de Stad en de gemeenten van het Brussels Hoofdstedelijk Gewest met als voornaamste taak het ondersteunen van de 19 Brusselse gemeenten en OCMW’s bij hun dienstverlening aan de bevolking.

Als hoeder van de democratie benadrukt de vereniging de rol van de plaatselijke besturen als eerste aanspreekpunt voor de burgers en moedigt ze de betrokken spelers aan deel te nemen aan de besluitvorming. De vereniging bevordert in haar werkzaamheden de waarden van pluralisme, betrouwbaarheid, proactiviteit, solidariteit en respect en draagt deze uit. Brulocalis bestaat uit meerdere diensten met uiteenlopende en transversale taken ter ondersteuning van de leden, de gemeenten en de OCMW's. De vereniging is zowel hun studiebureau als hun belangenbehartiger bij de gewestelijke en federale regeringen. De raad van bestuur bestaat voornamelijk uit burgemeesters, schepenen en gemeenteraadsleden van de Brusselse gemeenten.

Meer informatie over onze vereniging vind je op www.brulocalis.brussels

JOUW ROL

Als directieassistent ben je de administratieve steunpilaar van de algemeen directeur (AD) en de politieke organen van Brulocalis: het bureau, de raad van bestuur en de algemene vergadering. Je werkt ook mee aan het administratieve beheer van andere externe instanties.

· Je beheert en coördineert de agenda van de AD, maakt afspraken en zorgt ervoor dat vergaderingen efficiënt worden georganiseerd. Je maakt hiervoor de agenda's op en zorgt voor de notulen.

· Je staat in voor de administratieve correspondentie, waaronder postbeheer, het opstellen van brieven en e-mails, het archiveren van documenten en het voorbereiden en ondertekenen van officiële documenten.

· Je organiseert vergaderingen van de politieke organen in overleg met de AD en het hoofd Belangenbehartiging, waarbij je zorgt voor een vlotte logistiek en de naleving van administratieve en wettelijke procedures.

· Je volgt de besluiten van de politieke organen administratief op en coördineert daarbij de nodige administratieve procedures voor de deelnemers, de presentiegelden en de officiële publicaties.

· Je stelt de benodigde documenten, planningen en mededelingen op voor de externe instanties en beheert deze. Je stemt goed af met de deelnemers en organisatoren.

JOUW PROFIEL

· Diploma: bachelor in een administratieve richting of master;

· Je hebt aantoonbare ervaring in een vergelijkbare functie, idealiter in een politieke omgeving;

· Je hebt een goede beheersing van MS OFFICE (Word, PowerPoint, Outlook, Excel), je kunt makkelijk overweg met mailings en je bent bereid andere IT-tools aan te leren;

· Je beheerst het Frans perfect en hebt een goede kennis van het Nederlands.

JOUW STERKE PUNTEN

· Je staat bekend om je betrouwbaarheid, proactiviteit en het feit dat je onder druk kunt werken en strakke deadlines kunt halen.

· Je bent een echte teamspeler, die solidariteit en respect hoog in het vaandel heeft staan en gericht is op kwaliteit en service om je gesprekspartners zo goed mogelijk tevreden te stellen.

· Je relationele vaardigheden, gecombineerd met je gevoel voor diplomatie en hoffelijkheid, stellen je in staat om een effectief netwerk op te bouwen en vertrouwensrelaties met je partners te onderhouden.

· Je hebt een goede organisatie en een goed tijdsmanagement en je hebt een groot aanpassingsvermogen, wat een essentieel pluspunt is voor het werken in een veeleisende en voortdurend veranderende omgeving.

· Dankzij je intellectuele nieuwsgierigheid en je sterke pen ben je in staat om met nauwkeurige en innovatieve oplossingen te komen, waarbij je strikte vertrouwelijkheid in het gegevensbeheer garandeert.

· Als je ervaring hebt met overheidsopdrachten of kostenbewust bent, helpen je nauwgezetheid en zin voor initiatief je bij complexe administratieve projecten.

PROCEDURE

Stuur uiterlijk 26/09/2025 je cv en motivatiebrief naar [email protected].

Er worden een schriftelijke en mondelinge proef gehouden.

VOORWAARDEN

Naast een aantrekkelijk basissalaris en een stimulerende werkomgeving biedt Brulocalis:

· Een sleutelrol waarin je het verschil maakt door het ondersteunen van de plaatselijke spelers;

· Een organisatiecultuur waarin kwaliteit, teamgeest en respect centraal staan;

· Volledige terugbetaling van de kosten voor openbaar vervoer;

· Maaltijdcheques;

· Flexibele werktijden voor een goede werk-privébalans;

· Een groeps- en hospitalisatieverzekering.

Dienstverband: Voltijds, Vaste Jobs

Loon: €3.333,00 - €4.961,00 per maand

Voordelen:

• Bedrijfsopleidingen
• Elektronische maaltijdcheques
• Hospitalisatieverzekering
• Openbaar vervoer vergoeding
• Pensioensparen

Ervaring:

• Microsoft Outlook Calendar: 2 jaar (Vereist)
• Microsoft Office: 3 jaar (Vereist)

Taal:

• Frans (Vereist)

Werklocatie: Hybride telewerken in 1000 Brussel