Functiebeschrijving
Je werkt binnen S.M.A.K., het Stedelijk Museum voor Actuele Kunst in Gent, in het team van Collection-care, Productie- en Facility. Als eventcoördinator ben je verantwoordelijk voor de praktische realisatie van de evenementen in het S.M.A.K. Het gaat zowel over externe events (vb. sponsorevents, commerciële zaalhuur) als interne events (discursief artistiek programma, Late Donderdagen…). Je staat in voor het totale proces rond het uitwerken van evenementen van de preproductie, de opbouw tot en met de afbouw.
Dit is dé job voor jou, want:
Coördineren en organiseren van evenementen zit in je vingers.
Je ontvangt evenementvoorstellen en zorgt dat deze vertaald worden naar een fysiek evenement. Je bent hierbij alert voor de haalbaarheid en crowd management. Denk hierbij aan catering, belichting, opbouw van het evenement, vrijwilligers,…
Samen met de organisatoren (interne en externe) maak je budgetten en de (deel)planningen op. Je zorgt voor de realistische kijk op de uitwerking en budgettering. Je bent het eerste aanspeekpunt voor de organisatoren.
Je bouwt een professioneel netwerk van aannemers en leveranciers uit om de realisatie te ondersteunen.
Je bent verantwoordelijk voor het opmaken, opvolgen en beoordelen van bestelbonnen en offertes.
Je coördineert productieassistenten omtrent de opbouw en afbraak van evenementen.
Je bent betrokken bij de inhoudelijke uitwerking en conceptbepaling van evenementen.
Je maakt kaders op met berekening tot mogelijke events in het S.M.A.K.
Je overlegt met de betrokken teams het museum (zakelijk team, productie team, veiligheid, artistiek team,..).
Je maakt correcte inschattingen over de technische aspecten die bij evenementen komen kijken.
Je bespreekt de invulling van het event met externe partners zoals cateraars, productiefirma’s,…
Je zorgt dat alle nodige info correct gecommuniceerd wordt.
Je verzorgt de interne communicatie rond events bij alle betrokken partijen. Dit gebeurt onder andere tijdens een wekelijks coördinatieoverleg.
Tijdens een wekelijkse terugkoppeling met het hoofd collection care, productie en facility bespreek je de nodige updates.
Je behoudt het overzicht, zodat je tijdens het proces steeds interne en externe partners steeds geïnformeerd zijn.
Deelnemingsvoorwaarden
Wat zijn de voorwaarden?
Je hebt minimaal 1 jaar relevante professionele ervaring als eventcoördinator in de culturele sector en 1 jaar professionele ervaring met audiovisuele technieken (dit kan omvatten: beeldapparatuur, geluidsinstallatie, verlichting,..). Deze ervaringen kunnen uit verschillende functies voortkomen..
Bij start voldoe je aan de algemene voorwaarden .
Ben jij onze nieuwe eventcoördinator?
Schrijf je ten laatste in op 1 september 2025.
Je sollicitatie is pas geldig als je alle onderstaande documenten aan je dossier hebt toegevoegd:
Een recent cv. Vermeld hierin de exacte data van je tewerkstellingen en de functie-inhoud . We moeten op basis hiervan kunnen bepalen of je voldoet aan de ervaringsvoorwaarde.
Als je een bachelordiploma hebt, voeg dit dan toe aan jouw online dossier. Mogelijks worden een aantal computergestuurde testen voor jou niet-eliminerend.
Loonpakket
Wat krijg je van ons?
Een voltijdse contractuele tewerkstelling van onbepaalde duur op B (B1-B2-B3) niveau.
Een aantrekkelijk salaris: bruto maandelijks startloon vanaf € 3.148 (1 jaar ervaring) waarbij relevante anciënniteit kan worden meegenomen;
Een afwisselende job, met veel persoonlijk contact en heel wat verantwoordelijkheden;
De kans om je loopbaan in handen te nemen en je talent verder te ontwikkelen;
Maaltijdcheques van €8 per gewerkte dag;
Ecocheques (€200 per jaar);
Een aantrekkelijke tweede pensioenpijler
Volledige terugbetaling van het openbaar vervoer of een ferme fietsvergoeding
Een gratis hospitalisatieverzekering;
Eindejaarspremie;
Een aantrekkelijke verlofregeling: 35 verlofdagen;
100den voordelen en kortingen via onze sociale dienst
De mogelijkheid tot telewerk en glijdende werkuren;
De plaats van tewerkstelling is S.M.A.K. Jan Hoetplein 1, 9000 Gent.
We vullen deze vacature in en leggen een wervingsreserve aan die 3 jaar geldig is.
Selectiestappen
Wat zijn de selectiestappen?
Eliminerende computergestuurde testen . Deze testen worden enkel afgenomen als je niet beschikt over een bachelordiploma.
Een kort mondeling deel waarin je jouw motivatie brengt en een beperkt aantal competenties aantoont in een interview. Indien je slaagt en indien je bij de 14 beste kandidaten bent, ga je door naar het volgende selectieonderdeel. Dit deel kan wegvallen indien er minder dan 15 kandidaten zijn na het eliminerend computergestuurd deel.
Een mondeling deel waarin je jouw motivatie brengt en een aantal competenties aantoont. Voorafgaand aan het gesprek kan gevraagd worden om een case, presentatie of rollenspel voor te bereiden. Bijkomend kunnen adviserende computergestuurde selectietesten afgenomen worden.
De eliminerende computergestuurde testen gaan onder voorbehoud door vanaf 10 september 2025.
Het kort mondeling deel gaat onder voorbehoud door op 16 september en 17 september 2025.
Het mondeling deel gaat onder voorbehoud door op 24 september, 26 september en 29 september 2025.
Bekijk zeker ook je spam. Soms komen onze uitnodigingen hier in terecht.
Competenties
Welke competenties meten we in de selectieprocedure?
Klantgedreven werken
Samenwerken
Resultaatgericht werken
Stressbestendig werken
Communiceren
Omgevingsbewust werken
Oplossingsgericht werken
Organiseren
Contact
Heb je nog vragen over deze vacature?
Over de functie-inhoud
Contacteer: Robby Timmermans (+32 485 14 62 27), coördinator expert S.M.A.K.
Over de procedure en arbeidsvoorwaarden
Onze collega van Dienst Selectie staat voor je klaar: Laure Caus 0470 21 36 15 of [email protected]
Of bel ons op 09 266 75 60 of mail naar [email protected] .
Inclusiviteitsinformatie
Gent is voor iedereen!
Gent gaat voluit voor gelijke kansen en erkent de diverse samenleving waarin we leven. Jouw eigenheid op basis van leeftijd, geslacht, genderidentiteit, etnische afkomst, geaardheid, geloof, beperking of nationaliteit versterkt onze organisatie.
Word jij onze nieuwe collega?
Reageer tot en met 1 september 2025
Report job
