Coordinateur PMO (m/f/x)

Description de l'entreprise

En occupant un emploi au sein de la Clinique Saint-Jean, vous intégrez un hôpital qui met la santé et le bien-être de ses patients au cœur de ses préoccupations. Quotidiennement, nous mettons tout en œuvre pour que nos employés soient traités de manière similaire.

Rejoindre la Clinique Saint-Jean, c’est avant tout faire partie d’un établissement de santé où la bienveillance, le respect et la qualité priment. Vous évoluez dans un cadre de travail sérieux, professionnel et chaleureux. Dans ce contexte, nous favorisons un environnement où chaque personne est connue et reconnue. La diversité culturelle, linguistique et sociale de notre personnel et de notre patientèle fait notre richesse et notre plus grande fierté.

Description du poste

Sous la responsabilité de la Direction générale de la clinique Saint-Jean et en liens fonctionnels avec les commanditaires de projets et les comités de pilotage institutionnels, le coordinateur PMO est chargé de la gestion de tous les aspects de la mise en œuvre des projets. Il dirige et anime l’équipe projet (1 personne) et gère l’ensemble du cycle des projets hospitaliers qui lui sont soumis. Il travaille en étroite collaboration avec l’équipe qualité (1 personne). La collaboration effective entre ces différentes entités traduit la volonté d’apporter la meilleure cohésion et l’appui méthodologique requis dans le développement d’initiatives et de projets visant une amélioration continue des processus organisationnels et fonctionnels dans une perspective positive de l’expérience patient d’une part, le développement de l’activité hospitalière et de l’innovation d’autre part.

A cette fin, la Clinique Saint-Jean recrute:

Coordinateur PMO (m/f/x)

Fonction :

1) Concertation avec la Direction générale

• Fixe avec la Direction générale les niveaux de priorité et d’urgence des projets qui lui sont soumis.
• Informe régulièrement la Direction générale et l’Exco des réalisations et avancées des projets en cours.

2) Coordination de projets

• Exerce un rôle d’interface avec les acteurs et rapporteurs des directions et services concernés.
• Constitue et coordonne le comité de pilotage à la constitution de l’équipe de base qui développera le projet dans le respect des ressources allouées et tenant compte des compétences techniques et fonctionnelles nécessaires.
• Propose une méthodologie de travail adaptée et un plan d’évaluation de suivi de projet.
• Coordonne et participe à la définition et au cadrage des besoins fonctionnels et/ou techniques en collaboration avec les commanditaires internes.
• Coordonne et participe à la rédaction des spécifications générales et détaillées du projet, à la mise en place de sa structure et de ses règles de fonctionnement.
• Coordonne et participe à la préparation d’un éventuel appel d’offre.
• Recueille les éléments du cahier des charges et les objectifs du commanditaire du projet et participe à la préparation définitive.
• Propose au commanditaire et au comité de pilotage une planification et un phasage du plan d’action dans les limites de temps imparties, des ressources humaines mobilisables et des moyens financiers alloués.
• Propose une méthodologie de travail adaptée et un plan d’évaluation de suivi de projet.
• Evalue les risques pouvant intervenir en cours de réalisation du projet.

3) Collaboration avec les comités de pilotage

• Rapporte à la structure permanente que constitue le comité de pilotage.
• Remet au comité de pilotage les résultats et avancées de l’équipe à chaque phase d’avancement définie initialement dans l’élaboration du projet.
• Fait valider par le comité de pilotage l’avancée des travaux ainsi que sa finalisation.

4) Développement, pilotage et suivi du projet

• S’assure que l’ensemble du projet soit géré jusqu’à sa finalisation en respectant les objectifs définis, les coûts et les délais de réalisation, ainsi que les valeurs définies au départ du projet.
• Formalise les processus de travail et les règles de fonctionnement.
• Assure la communication vers tous les acteurs du projet.
• Assure le « reporting » vers le comité de pilotage, le commanditaire du projet et l’Exco.
• Pilote, mesure et contrôle l’avancement du projet avec un système de contrôle adapté (tableaux de bord, indicateurs, planification)
• Planifie, organise et dirige les activités en vue d’atteindre les objectifs définis par le commanditaire du projet et/ou le comité de pilotage.
• Structure et suit le déroulement et l’avancement du projet.
• Contrôle les passages d’une phase à l’autre du projet.
• Contrôle et évalue méthodiquement et systématiquement les résultats obtenus.
• Supervise l’ensemble des tests de validation des actions proposées.
• Promeut le projet dans les départements.

5) Direction, gestion et animation de l’équipe

• Conseille l’Exco en matière de méthodologie, d’implémentation de la stratégie et dans le développement d’une politique de gestion de projets.
• Assure la supervision et la coordination de l’équipe PMO (définition prévisionnelle du cadre en personnel, recrutement, gestion journalière de la continuité, plan de formation continue, …).
• Assure les interfaces avec les organismes extérieurs (SPF Santé publique, INAMI, fédérations, Accréditation, Certification, …) et partenaires externes (Associations patients, Groupe d’amélioration Qualité-Sécurité, Forum de bénéficiaires de soins…)
• Maintient le groupe dans le cadre fixé par le comité de pilotage.
• Dirige, coordonne et anime les actions et l’exécution des missions de l’équipe.
• Contrôle les ressources dont il a la charge.
• Favorise l’utilisation par l’équipe de ses savoirs, compétences humaines, techniques et financières au service du projet.
• Contrôle son efficacité de leader et exerce une influence positive et constructive sur l’équipe.
• Fournit à l’équipe les méthodes de travail.
• Veille à la qualité du travail et à la coopération.

6) Gestion des contacts clients-fournisseurs

• Développe un réseau de collaboration.
• Etablit des liens pour un travail concerté et le partage d’information.
• Mobilise les intervenants clés afin de les intégrer au projet.
• Etablit et maintient les communications et collaborations efficaces des personnes et des groupes engagés dans le projet.

7) Intermédiaires entre les acteurs internes et externes

• Est l’interface entre les collaborations internes et externes à l’institution.
• Gère les intervenants externes à l’institution.
• Supervise et coordonne le travail de l’ensemble des acteurs internes et externes.

8) Gestion des budgets

• Veille au respect du budget alloué au projet et en informe le comité de pilotage.

9) Suivi administratif

• Développe, complète, finalise et valide les documents à livrer dans le cadre du projet.
• Analyse la documentation pertinente pour le projet.
• Utilise l’outil informatique (bureautique et programmes spécifiques) et s’intéresse aux nouvelles applications en support à la gestion de projets

Qualifications

• Connaissances approfondies en organisation hospitalière, gestion de la qualité et management de projets.
• Expérience professionnelle hospitalière significative (min. 5 ans) dans l’exercice de fonctions de responsables.
• Management moderne et participatif privilégiant le développement des personnes et des compétences, les pratiques innovantes.
• Vision stratégique sur l’évolution des processus organisationnels et des pratiques managériales.
• Proactif et sens aigu de l’approche client, orienté résultats, intérêt pour l’innovation
• Ouverture vers des questions ayant trait aux enjeux de la diversité culturelle en milieu hospitalier.
• Capacités de leadership, d’organisation du travail, de gestion de projets, de résistance au stress, de prise d’initiative, de collaboration multidisciplinaire et hiérarchique.
• Dynamisme, flexibilité, créativité et rigueur.
• Aisances relationnelles, de communication et d’écoute.
• Capacités analytiques et de synthèse.
• Connaissances des outils informatiques.
• Bilinguisme actif (Fr/Nl). Connaissance de l’anglais est un atout.
• Niveau d’études requis : diplôme niveau master ou assimilé. Certification complémentaire en Management de gestion de projets.

Informations supplémentaires

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• Un contrat à temps plein/temps partiel à durée indéterminée
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En tant qu'entreprise inclusive, la clinique Saint-Jean s’engage pour la diversité et accorde la même considération à toutes les candidatures, sans discrimination. 

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