Aantal posten aangevraagd : 1
Werkplaats : Leuven
Job description :
Als Assistent van de Directeur ben je verantwoordelijk voor het secretariaat van de Directie. Je rapporteert aan zowel de Directeur als aan de Adjunct-Directeur.
Tasks
Hoofdfunctie
- Als assistent van de directeur beheer je de post van de directie en ben je van telefoon permanentie bij afwezigheid van Directeur en Adjunct-Directeur
- Beheer didactische materiaal en vergaderlokalen, goedkeuren reservaties vergaderruimtes
- Plannen van vergaderingen voor directie
- Ondersteuning van het algemeen secretariaat
- Beheer intranet homepage (uitbating):
- Bij personeelswijzigingen: BPO News, wie-is-wie, organigrammen, verjaardagskalender, opmaak IN/OUT checklist
- Opstellen en publiceren van nieuwe verslagen in Microsoft Sway: Woordje DIR, infra, sociale activiteiten
- Toevoegen van nieuwe templates en tutorials, indien van toepassing
- Aanpassen activiteitenkalender en statistieken incidenten
- Jaarlijks aanpassen van de verlofdagen & dienstontheffingen
- Beheer en controle van de interne richtlijnen van BPO
- Up-to-date houden van de welkomstbrochure
- Local Internal Control Assistant (LICA) zijn in het kader van het Intern Controle Systeem
Bijkomende functie
- Hospitality management: verzekeren van de logistieke voorbereiding en steun tijdens bezoeken (Werkgroepen CEPS PB, Autoriteiten, klanten BPO) voor alle departementen, o.a. coördinatie Horeca, vergaderzalen, onthaal, boeken van hotels;
- Cursussen BPO: de algemene en specialisatie cursus plannen en volledig uitwerken
- Beheer en onderhoud van het voertuig van de Directeur en chauffeur zijn voor de leden van de Directie
- Up-to-date houden van de dotatielijst
- Vacatures publiceren op het intranet op verzoek van de HR verantwoordelijke
- Notulist tijdens vergaderingen (wanneer nodig)
Uw Profiel :
- Algemeen
- Punctueel, correct en discreet zijn
- Verzorgd voorkomen
- Correct taalgebruik
- Flexibiliteit in deze job is noodzakelijk, al wordt een vast werkschema nagestreefd
- Zelfstandig kunnen werken
- Professioneel / ervaring
- Vlot gebruik van geschreven taal is onontbeerlijk
- Ervaring in administratie
- Aanleg tot snel aanleren van het gebruik van nieuwe tools en programma's zoals SharePoint en Sway is vereist
- Bereid zijn om, indien nodig, ad hoc cursussen en opleidingen te volgen
- Talenkennis
- Wezenlijke kennis van de tweede landstaal
- Wezenlijke kennis van Engels
- Informaticakennis
- Gevorderde kennis van Microsoft Office
- Divers
- In het bezit zijn van een rijbewijs B
- Diploma
- Derde graad secundair onderwijs
- Specifiek voor kandidaat buiten Defensie
- Van Belgische nationaliteit zijn of de nationaliteit hebben van een lidstaat van de Europese Unie of de NAVO
- Van onberispelijk gedrag zijn (uittreksel uit het strafregister voor te leggen)
- Medisch geschikt bevonden worden door de arbeidsgeneesheer
Toepassing gesloten :
Wij bieden :
- Stage van 6 maanden "on the job"
- Voltijdse tewerkstelling
- Contract van bepaalde duur van 1 jaar, gevolgd door een contract van onbepaalde duur, mits akkoord van beide partijen
- Interessante verloning gebaseerd op het diploma en de professionele ervaring met bijkomende "benefits" (gratis woon-werkverkeer met het openbaar vervoer, fietsvergoeding, hospitalisatieverzekering, 2de pensioenpijler en maaltijdcheques)
Report job
