Stafmedewerker Algemeen Beleid diensten Rectoraat
(ref. ATP-2025-273)
Laatst aangepast: 05/06/25
Laatst aangepast: 05/06/25
De diensten van het Rectoraat vormen het kloppende bestuurshart van KU Leuven. Naast het bestuurscentrum omvat het Rectoraat ook een hele waaier diensten met een grote diversiteit aan opdrachten. Zo zijn er de diensten die gericht zijn op communicatie door en verbondenheid met de universiteit (Pers- en Beleidscommunicatie, Marketing en Communicatie, Publiekswerking, Congressen en Evenementen, Fondsenwerving en Alumnirelaties). Daarnaast maken ook de diensten KU Leuven Engage, Cultuur, het Academisch en Historisch Patrimonium (met o.a. het Universiteitsarchief), de Universitaire Parochie en Metaforum deel uit van het Rectoraat, naast een aantal kleinere eenheden waarvan de coördinatie of administratieve inbedding bij het Rectoraat is ondergebracht. En binnenkort verwelkomen we ook het nieuwe team van het Vesalius museum dat de rectorale diensten zal vervoegen. In totaal werken zo’n 200 mensen voor het rectoraat. Een team dat zich enthousiast inzet voor de universiteit, steeds met een goede onderlinge samenwerking.
Ter ondersteuning van de leidinggevenden van deze diensten zijn we op zoek naar een even enthousiaste Stafmedewerker Algemeen Beleid. Als rechterhand van de directeur-generaal ondersteun je mee de verschillende diensthoofden bij alle beheersmatige aspecten van hun werking.
Ter ondersteuning van de leidinggevenden van deze diensten zijn we op zoek naar een even enthousiaste Stafmedewerker Algemeen Beleid. Als rechterhand van de directeur-generaal ondersteun je mee de verschillende diensthoofden bij alle beheersmatige aspecten van hun werking.
Functie
Opdrachten op het vlak van HR
- Op basis van het afgesproken budgettair kader zorg je samen met de diensthoofden voor een optimale personeelsinzet in elke dienst.
- Op basis van de concrete noden en beleidskeuzes stel je in dat verband creatieve oplossingen voor, en dat zowel proactief als op vraag van de diensthoofden.
- Je optimaliseert de VTE-enveloppe van de Diensten Rectoraat zodat die op jaarbasis maximaal ingevuld wordt, maar niet overschreden.
- Je bewaakt de vacatures, zodat deze in lijn liggen met de financiële en reglementaire mogelijkheden, en geeft ook inhoudelijk advies bij de formulering van vacatureberichten.
- Je zorgt voor een goed inzicht in het normatief organigram (entiteitsmatrix) voor de Diensten Rectoraat, ook in de context van verandertrajecten opdat deze als basis gehanteerd kan worden voor HR-processen zoals bv. aanwervingen, ontwikkeling en promotie.
- Je ondersteunt de diensthoofden in de beheersmatige implicaties van wijzigende organisatiestructuren en functies.
- Je coördineert de jaarlijkse promotieronde met aandacht voor interne billijkheid en consistentie met de entiteitsmatrix en maakt ook de toets met het meerjarenperspectief.
Opdrachten op het vlak van begroting
- Op basis van de beslissingen van de Raad van Bestuur zorg je er samen met de diensthoofden voor dat er binnen de contouren van het afgesproken budgettair kader gewerkt wordt.
- Je adviseert de verschillende diensten bij het opstellen van hun eigen meerjarenbegroting en bewaakt de consistentie met de data in de personeels- en de krediettool.
- Je coördineert de jaarlijkse begrotingsronde voor de Diensten Rectoraat en maakt daarvan een overzichtelijk syntheserapport als leidraad voor het budgetoverleg met algemeen beheer.
Algemene beheerstaken
- Je maakt ten behoeve van deze opdrachten deel uit van het Management team, waarvoor je instaat voor agenda, verslaggeving en opvolging.
- Je neemt namens de Diensten Rectoraat deel aan het wekelijkse Coördinatiecomité van het Gemeenschappelijk Bureau waar agendering en verslaggeving van de bestuursorganen gecoördineerd wordt.
- Je verzorgt beleidsvoorbereidend werk en rapportering, bv. mee uitschrijven van subsidieaanvragen van de Diensten Rectoraat of de eindredactie van het jaarverslag van KU Leuven.
- Ten behoeve van continuïteit en overdraagbaarheid zorg je steeds voor geactualiseerde overzichten van de managementprocessen.
- Ook in domeinen als VGM (Veiligheid, Gezondheid en Milieu), ICTS, Ruimtegebruik, … vervul je coördinerende opdrachten.
Profiel
- Je beschikt over een masterdiploma, bij voorkeur uit een bedrijfseconomische of kwantitatieve richting, of je bent gelijkwaardig door ervaring.
- Je beschikt bij voorkeur over 5 jaar ervaring op het vlak van projectmanagement, HR-beheer en budgettering.
- Ervaring met de KU Leuven organisatie en processen strekt tot aanbeveling.
- Je bent een creatieve en oplossingsgerichte denker die helder communiceert en rapporteert.
- Je bent sterk in analyse en synthese en kan grote hoeveelheden informatie overzichtelijk samenbrengen.
- Je hebt bij voorkeur ervaring met de softwaretools ter ondersteuning van managementprocessen of wil je daarin grondig inwerken.
- Je bent leergierig en creatief, een goede planner, werkt proactief en weet uit een veelheid aan opdrachten de juiste prioriteiten te stellen.
- Je bent flexibel en houdt bij je vakantieplanning rekening met de tijdslijn voor de interne managementprocessen (met deadline eind augustus).
- Je hebt goede communicatieve vaardigheden en kan op een professionele wijze omgaan met confidentiële gegevens.
Aanbod
We bieden een voltijdse aanstelling voor onbepaalde duur.
Ben je onmiddellijk inzetbaar in alle opdrachten van de functie dan start je in graad 8. Beloftevolle kandidaten die nog niet alle opdrachten meteen kunnen opnemen starten in graad 7. Graad 9 is weggelegd voor kandidaten die al van bij de start, omwille van doorgedreven kennis en ervaring, extra verantwoordelijkheden kunnen opnemen.
Interesse?
Meer informatie is te verkrijgen bij mevrouw Mieke Coenen, tel.: +32 16 32 30 98.
Solliciteren voor deze vacature kan tot en met 24/06/2025 via onze online sollicitatietoepassing
KU Leuven wil een inclusieve, respectvolle en sociaal veilige gemeenschap zijn. Wij omarmen diversiteit tussen individuen en groepen als een meerwaarde. Open dialoog en verschillen in perspectief zijn noodzakelijk in een ambitieuze onderzoeks- en onderwijsomgeving. In ons streven naar gelijke kansen erkennen wij de gevolgen van historische ongelijkheden. Wij aanvaarden geen enkele vorm van discriminatie op basis van, onder meer, geslacht, genderidentiteit en -expressie, seksuele oriëntatie, leeftijd, etnische of nationale afkomst, huidskleur, levensbeschouwelijke overtuiging, neurodivergentie, arbeidshandicap, gezondheid, of socio-economische status. Bij vragen over toegankelijkheid of aangeboden ondersteuning helpen we je graag op dit e-mailadres.
Heb je een vraag over de online sollicitatieprocedure? Raadpleeg onze veelgestelde vragen of stuur een e-mail naar [email protected]
av_timer
Tewerkstellingspercentage: Voltijds
location_city
Locatie: Leuven
timer
Solliciteren tot en met:24/06/2025 23:59 CET
bookmarks
Tags: Beleid en beheer, HR en legal, Financiën en administratie
Report job
