PMO Coördinator (m/v/x)

Bedrijfsomschrijving

Werken bij Kliniek Sint-Jan betekent werken in een ziekenhuis dat de gezondheid en het welzijn van zijn patiënten hoog in het vaandel draagt. Elke dag opnieuw doen we er alles aan om ervoor te zorgen dat onze medewerkers met dezelfde zorg en waardering behandeld worden.

Bij Kliniek Sint-Jan maak je in de eerste plaats deel uit van een zorginstelling waar respect, kwaliteit en menselijkheid centraal staan. Je werkt in een serieuze, professionele én hartelijke omgeving. Wij stimuleren een werkcultuur waarin iedereen gezien en erkend wordt. De culturele, taalkundige en sociale diversiteit van onze medewerkers en patiënten vormt onze grootste rijkdom en trots.

Vacatureomschrijving

Onder de verantwoordelijkheid van de algemene directie van Kliniek Sint-Jan en in functioneel contact met de projectsponsors en de institutionele stuurgroepen, is de PMO-coördinator verantwoordelijk voor het beheer van alle aspecten van de uitvoering van het projectmanagement. Hij/zij leidt het projectteam (1 persoon) en beheert de volledige cyclus van ziekenhuisprojecten die aan hem worden voorgelegd. Hij/zij werkt nauw samen met het kwaliteitsteam (1 persoon). De effectieve samenwerking tussen deze verschillende entiteiten weerspiegelt de wens om de beste samenhang en methodologische ondersteuning te bieden die nodig is bij de ontwikkeling van initiatieven en projecten die gericht zijn op de continue verbetering van organisatorische en functionele processen met een positief perspectief op de patiëntervaring enerzijds, en de ontwikkeling van ziekenhuisactiviteit en innovatie anderzijds.

Daartoe werft de Kliniek Sint-Jan aan een:

PMO Coördinator (m/v/x)

Functie:

1) Overleg met de Algemene Directie

• Stelt samen met de algemene directie de prioriteits- en urgentieniveaus vast van de projecten die worden voorgelegd.
• Informeert de algemene directie en het directiecomité regelmatig over de verwezenlijkingen en voortgang van lopende projecten.

2) Projectcoördinatie

• Fungeert als interface met de actoren en opdrachtgevers van de betrokken directies en diensten.
• Coördineert de stuurgroep voor de samenstelling van het kernteam dat het project zal ontwikkelen in overeenstemming met de toegewezen middelen en rekening houdend met de nodige technische en functionele vaardigheden.
• Stelt een aangepaste werkmethode en een evaluatieplan op voor de opvolging van het project.
• Coördineert en neemt deel aan de definitie en formulering van functionele en/of technische eisen in samenwerking met interne sponsors.
• Coördineert en neemt deel aan het opstellen van de algemene en gedetailleerde specificaties van het project, evenals de uitwerking van de structuur en de werkingsregels.
• Coördineert en neemt deel aan de voorbereiding van een eventuele aanbesteding.
• Verzamelt de elementen van het lastenboek en de doelstellingen van de opdrachtgever van het project en neemt deel aan de finale voorbereiding.
• Stelt de opdrachtgever en de stuurgroep een planning en fasering voor van het actieplan binnen de gestelde termijnen en de toegekende menselijke en financiële middelen.
• Beoordeelt de risico's die zich kunnen voordoen tijdens de uitvoering van het project.

3) Samenwerking met een stuurgroep

• Rapporteert aan de stuurgroep de resultaten en voortgang van het team in elke fase die bij de ontwikkeling van het project is vastgesteld.
• Laat door de stuurgroep de voortgang van de werkzaamheden en de afronding valideren.

4) Projectontwikkeling, -beheer en -bewaking

• Beheert het volledige project tot aan de voltooiing ervan, met inachtneming van de vooropgestelde doelstellingen, de kosten en tijdschema's voor de voltooiing, alsmede de waarden die aan het begin van het project gedefinieerd zijn.
• Formaliseert werkprocessen en functioneringsregels.
• Zorgt voor communicatie met alle belanghebbenden van het project.
• Zorgt voor rapportage aan de stuurgroep, de opdrachtgever en het directiecomité.
• Stuurt, meet en controleert de voortgang van het project met een beheerssysteem (dashboards, indicatoren, planning).
• Plant, organiseert en stuurt de activiteiten aan om de doelstellingen van de opdrachtgever en/of stuurgroep te behalen.
• Structureert en bewaakt de voortgang van het project.
• Controleert de overgang van de ene fase van het project naar de andere.
• Monitort en evalueert methodisch en systematisch de behaalde resultaten.
• Houdt toezicht op alle valideringstests van de voorgestelde acties.
• Verdedigt het project in de afdelingen.

5) Leiderschap, management en animatie van het projectteam

• Adviseert het directiecomité over methodologie, strategie-implementatie en de ontwikkeling van een projectmanagementbeleid.
• Verzekert de supervisie en de coördinatie van het PMO-team (personeelskader, rekrutering, dagelijks beheer van de continuïteit, opleidingsplan…)
• Communiceert met externe instanties (FOD Volksgezondheid, RIZIV, federaties, Accreditatie, Certificatie, enz.) en externe partners (Patiëntenverenigingen enz...)
• Houdt de groep binnen het kader gedefinieerd door de stuurgroep.
• Stuurt, coördineert en animeert de acties en uitvoering van de missies van het team.
• Beheert de middelen die onder zijn/haar verantwoordelijkheid vallen.
• Bevordert het gebruik door het team van zijn/haar kennis, menselijke en technische vaardigheden en financiële middelen ten dienste van het project.
• Controleert zijn/haar effectiviteit als leider en oefent een positieve en stuwende invloed uit op het team.
• Stelt aan het team werkmethodes voor.
• Waarborgt de kwaliteit van het werk en de samenwerking.

6) Beheer contact klant-leverancier

• Ontwikkelt een samenwerkingsnetwerk.
• Legt contacten voor samenwerking en informatie-uitwisseling.
• Mobiliseert de belangrijkste belanghebbenden om hen in het project te integreren.
• Brengt doeltreffende communicatie en samenwerking tot stand en onderhoudt deze tussen mensen en groepen die bij het project betrokken zijn.

7) Intermediair tussen interne en externe actoren

• Is de interface tussen interne en externe samenwerkingen van de instelling m.b.t. de projecten.
• Beheert stakeholders buiten de instelling.
• Houdt toezicht op en coördineert het werk van alle interne en externe belanghebbenden.

8) Budgetbeheer

• Ziet toe op de naleving van het budget dat aan het project is toegewezen en informeert de stuurgroep.

9) Administratieve opvolging

• Ontwikkelt, vervolledigt, finaliseert en valideert de documenten die in het kader van het project moeten worden opgeleverd.
• Analyseert documentatie die relevant is voor het project.
• Maakt gebruik van computertools (kantoorautomatisering en specifieke programma's). en volgt

Functie-eisen

• Diepgaande kennis van ziekenhuisorganisatie, kwaliteitsmanagement en projectmanagement.
• Aanzienlijke professionele ervaring in het ziekenhuis (min. 5 jaar) in de uitoefening van leidinggevende functies.
• Modern en participatief management met een focus op de ontwikkeling van mensen en vaardigheden.
• Strategische visie op de evolutie van organisatieprocessen en managementpraktijken.
• Proactief en resultaatgericht, klantgericht, open voor innovatie.
• Openheid voor vragen die verband houden met culturele diversiteit in ziekenhuizen.
• Leiderschap, werkorganisatie, projectmanagement, stressbestendigheid, initiatief, multidisciplinaire en hiërarchische samenwerkingsvaardigheden.
• Dynamiek, flexibiliteit, creativiteit en nauwgezetheid.
• Interpersoonlijke vaardigheden, communicatieve en luistervaardigheden.
• Analytische en synthesevaardigheden.
• Kennis van informaticatools.
• Actieve tweetaligheid (nl/fr). Kennis van het Engels is een pluspunt.
• Vereist opleidingsniveau: Masterdiploma of gelijkwaardig. Aanvullende certificering in projectmanagement.

Aanvullende informatie

WIJ BIEDEN JE

• Een voltijds of deeltijds contract van onbepaalde duur 
• Een salaris gebaseerd op de IFIC-baremaschalen, met erkenning van je relevante anciënniteit
• Een eindejaarspremie om je inzet en werk te belonen
• Een hospitalisatieverzekering na 6 maanden en een ongevallenverzekering privéleven
• Medische raadplegingen in Sint-Jan aan ziekenfondstarieven
• Verschillende opleidingen waardoor je jezelf verder kan ontwikkelen en op de hoogte blijft van de evoluties in de sector
• Ondersteuning bij het leren van Frans en/of Nederlands
• Een tussenkomst in je verplaatsingskosten
• 24 dagen verlof/jaar pro rata je werktijd alsook bijkomende verlofdagen op 50, 52 en 55 jaar
• Een bedrijfsrestaurant aan personeelstarieven
• Een hartelijke werkomgeving waar het menselijke aspect primeert

Als inclusief bedrijf engageert Kliniek Sint-Jan zich voor diversiteit. Alle kandidaturen worden gelijk behandeld zonder discriminatie.

INTERESSE?

Solliciteer online: https://www.klstjan.be/jobs met gedetailleerd cv en motivatiebrief