Ben jij een geboren regelaar met een warm hart en een scherp oog voor wat er nodig is – nog voor iemand het vraagt? Heb je een passie voor structuur, administratie en het draaiende houden van een inspirerende plek waar mensen komen om te groeien? Dan zoeken wij jou!
Wie zijn wij?
YourCoach is een centrum voor coaching, training en persoonlijke ontwikkeling in Gent. Vanuit onze twee unieke locaties – Loft 26 (seminarieruimte) en De Overkant (groepspraktijk) – begeleiden we mensen in hun professionele en persoonlijke groei.
Achter de schermen is er een essentiële spilfiguur die alles vlot laat verlopen… en dat zou jij kunnen zijn.
Jouw takenpakket
Als Office Manager ben jij de rechterhand van de zaakvoerders en een belangrijk gezicht van onze organisatie. Je zorgt ervoor dat alles op rolletjes loopt, zowel op kantoor als op locatie. Concreet:
Klantencontact
- Je beantwoordt de vragen via mail en telefoon, zowel over de inhoud van ons aanbod als over praktische zaken.
- Je volgt mensen op in de praktische kant van hun traject: afspraken, betaling, facturatie, catering, nazorg…
Administratie
- Je maakt facturen op, stuurt ze uit in Teamleader, ons CRM-programma en volgt op.
- Je doet onze betalingen en verzorgt de boekhouding.
- Je houdt onze administratie overzichtelijk en up-to-date.
- Je beheert aanvragen rond KMO-Portefeuille, Vlaams Opleidingsverlof…
- Je doet mee de personeelsadministratie, waaronder het indienen van de maandelijkse kalenders.
Beheer van onze gebouwen
- Je regelt de poetsplanning, vult voorraden aan en zorgt dat alles netjes en gastvrij is.
- Je beheert het materiaal, vult de koffiekast en koekjespot aan en zorgt voor die kleine dingen die het verschil maken.
- Je rijdt regelmatig over en weer met materialen en voorraden.
Cursusondersteuning
- Je bereidt de opleidingen voor: aanwezigheidslijsten printen, cursussen afdrukken en klaarzetten in Loft 26.
- Je volgt mee bij het opmaken en opvolgen van openbare aanbestedingen.
- Je regelt de catering.
- Je bent aanwezig op halfjaarlijkse opendeurdag en op andere events, die soms ’s avonds en in het weekend vallen.
- Je hebt contact met de trainers die jou laten weten hoe het loopt en wat er nodig is.
- Je volgt de deelnemers en opleidingen actief op.
- Je denkt mee over hoe we de deelnemersbeleving nog beter kunnen maken.
Algemene ondersteuning
- Je denkt zelfstandig na over hoe dingen efficiënter of aangenamer kunnen.
- Je werkt nauw samen met de zaakvoerders en trainers, en bewaart het overzicht achter de schermen.
Wie ben jij?
- Je werkt zelfstandig en gestructureerd en kan goed om met een brede waaier aan taken. Je hebt weinig sturing nodig eens je weet wat je te doen staat.
- Je bent flexibel en resultaatgericht. Je zorgt er vooral voor dat het werk gedaan is, eerder dan dat je gewoon je uren doet.
- Je woont in het Gentse.
- Je hebt een hart voor mensen en kan goed professioneel klantgericht communiceren, zowel schriftelijk als telefonisch en in het echt.
- Je bent matuur, betrouwbaar en denkt graag vooruit.
- Je voelt je goed in een klein team met een stevig tempo.
- Je wil werken in een organisatie die coaching, training en persoonlijke ontwikkeling aanbiedt.
Wie ben jij NIET?
- Coach of trainer in spé. Deze functie is geen opstapje naar coaching of opleiding geven bij ons.
- Passant. We zoeken iemand die deel van de organisatie wordt, geen tijdelijke situatie.
Wat kan jij?
- Je hebt rijbewijs B.
- Je spreekt en schrijft vlot Nederlands.
- Je werkt vlot met Office en je leert snel werken met andere digitale platformen.
- Je kan om met budgetten.
- Je hebt basiskennis van boekhouding.
Wat bieden wij jou?
- Een 4/5 tot voltijdse job met veel autonomie en verantwoordelijkheid.
- Een warme, dynamische werkplek in Gent.
- Een betekenisvolle job waarin jouw werk écht verschil maakt.
- Flexibele werkuren (bespreekbaar) en een fijne mix van administratie, organisatie en initiatief.
- Een omgeving die persoonlijke groei stimuleert.
Job Types: Full-time, Permanent contract
Benefits:
- Food allowance
Schedule:
- Day shift
- Monday to Friday
Supplemental Pay:
- 13th month salary
- Vacation money
Work Location: In person
