Gestionnaire administratif·ve (F/H/X)

Contexte / Mission

La Faculté des sciences de l’éducation est l’une des sept facultés du Secteur des sciences humaines, de l’UCLouvain.
Cette faculté accueille l’ensemble des programmes en sciences de l’éducation et gère ou co-gère également tous les programmes mis sur pied dans le cadre de la réforme de la formation initiale des enseignant·es appelée la « RFIE » (programmes qui forment les enseignant·es du fondamental, du primaire et du secondaire inférieur, bacheliers et masters en enseignement des sections 1,2 et 3, programmes à destination des formateurs et formatrices d’enseignant·es, master de spécialisation de formation d’enseignant·es certificat universitaire en encadrement de stages pour enseignant·es en formation, et programmes qui forment les enseignant·es du secondaire supérieur, les masters en enseignement des sections 4 et 5).

Les missions principales relevant de cette fonction sont les suivantes :

• Support administratif à l’enseignement, principalement pour l’organisation des masters en enseignement ;
• Support administratif au décanat de la faculté.

La fonction s’exerce sous la responsabilité hiérarchique de la directrice de l’administration facultaire.

Ce contrat pourrait éventuellement être complété pour arriver à un temps plein (10% en contrat à durée déterminée).

Fonction

1) L’assistant·e administratif·ve apporte un support administratif à l’enseignement, à savoir :

• Pour les Masters en enseignement des sections 4 et 5 :
  
  • Rôle d’interface entre la faculté EDUC, les Hautes Ecoles, les facultés associées et les services centraux pour l’organisation des cours ;
  • Service d’informations pour les Hautes Ecoles ;
  • Suivi des contrats des collaborateurs·trices pédagogiques intervenant dans les cours transversaux ;
  • Support administratif pour l’école et la gestion des programmes ;
  • Horaires des cours et examens.
• Pour les Masters en enseignement des sections 1 à 3 :
  
  • Support administratif pour l’école et la gestion des programmes ;
  • Support pour les horaires cours et examens.
• Pour la faculté : un soutien à l’offre facultaire, à savoir :
  
  • Suivi de la maintenance du catalogue des formations et l’encodage de cahiers de charge et fiches descriptives de cours ;
  • La mise à jour des mandats des responsables académiques et des jurys restreints.

2) L’assistant·e administratif·ve apporte un support administratif au décanat de la faculté, à savoir :

• La préparation et l’organisation de réunions ; ainsi que la gestion de documents (classement et archivage) ;
• Un soutien dans des processus facultaires liés à la gestion du cadre (attributions de cours, recrutement des assistant·es, …) ;
• Un soutien ponctuel aux collègues de l’équipe administrative en cas de surcharge ou d’absence.

Cette description de fonction n’est pas exhaustive et est susceptible d’évoluer en fonction des besoins de l'entité.

Qualifications et aptitudes requises

• Diplôme de niveau bachelier (ou graduat) en secrétariat de direction ou expérience équivalente ;
• Parfaite maîtrise du français (à l’oral et à l’écrit) ;
• Maîtrise des outils bureautiques : aisance dans l’utilisation des outils courants (Word, Excel, SharePoint) et des applications informatiques administratives (ADE Expert, EPC, OSIS) ou disposition à en acquérir la maîtrise ;
• Aptitude à la planification et à l’organisation : anticipation, autonomie, gestion des priorités, gestion simultanée de plusieurs dossiers ;
• Capacité d’anticipation mais aussi d’adaptation aux situations nouvelles ;
• Qualité du travail, fiabilité et rigueur ;
• Qualités d'accueil, de communication et de contact ;
• Intérêt pour le travail en équipe et sens de la solidarité ;
• La connaissance du fonctionnement de l'Institution et de ses organes est un atout.

Seules les candidatures dont le niveau de diplôme est en adéquation avec celui fixé dans l'offre d'emploi pourront être prises en considération.