Ben je leergierig en flexibel ingesteld? Toon je verantwoordelijkheidsgevoel en beschik je over een onberispelijke professionele ethiek? Dan ben jij waarschijnlijk de persoon die wij zoeken!
Wij zijn op zoek naar een Flying Front Office Manager | Administratieve allrounder
om de Directie te ondersteunen bij het toezicht houden op de dagelijkse werkzaamheden op verschillende locaties in België en de commerciële ondersteuning
Jouw rol:
Je werkt nauw samen met de Operations Director en biedt ondersteuning aan de teams op verschillende locaties. Dit houdt in dat je contact hebt met klanten en zorgt voor een soepele werking van onze businesscentra en commerciële acties. Als de spil in het geheel, stap je naadloos in wanneer collega's afwezig zijn, waarbij je de specifieke procedures van elk centrum beheerst. Hoewel je goed zelfstandig kunt werken, houdt je ook van frequente interactie.
Jouw verantwoordelijkheden:
- Werken op verschillende locaties, waaronder Brussel, Zaventem, Strombeek-Bever, Antwerpen en Turnhout. Je moet op elk moment naar een van onze locaties kunnen gaan wanneer dat nodig is.
- Ondersteuning bieden aan de Operations Director bij administratieve taken en de dagelijkse operaties evenals bij implementatie van nieuwe processen en nieuwe procedures.
- Ondersteuning bieden aan de verschillende centra.
- Regelmatig contact met klanten, bezoekers en leveranciers in het Engels, Nederlands en Frans.
- Het dagelijks officebeheer verzorgen, e-mails beheren, vergaderingen coördineren en administratieve taken uitvoeren.
- Eventcoördinatie faciliteren, klantreserveringen beheren en zorgen voor een goede onderhoud van het kantoor.
- Zorgen dat de centra onderhouden worden volgens de protocollen. Proactief handelen bij schade of problemen.
- Onze producten en diensten professioneel vertegenwoordigen tijdens bezoeken.
- Nieuwe aanvragen verwerken en opvolgen.
- Voorbereiden van de verhuizing van de nieuwe klant, waaronder het inrichten van kantoren, het regelen van toegang en WiFi-codes, het configureren van telefoonaansluitingen en het voorbereiden van relevante documenten, enz.
Jouw werkomgeving:
In de vastgoedsector maak je deel uit van een klein en dynamisch team. Je krijgt de kans om zelfstandig te werken op verschillende locaties. Je hebt frequente interacties met collega's, klanten en partners. Je werkt zowel in front- als back-office.
Je werkt van maandag tot vrijdag tijdens kantooruren.
Jouw profiel:
We zoeken een gemotiveerd en loyaal persoon die zich aan verschillende situaties kan aanpassen. Een eerste relevante ervaring is noodzakelijk!
- Vloeiend in Nederlands, Engels en Frans.
- Onberispelijke presentatie en klassieke kledingstijl (respect voor de neutraliteitsbeleid).
- Sterke administratieve vaardigheden en oog voor detail.
- Goed georganiseerd, sociaal en multitaskend.
- Bekend met Microsoft Office Suite.
- Punctueel en flexibel, met een positieve instelling en bereid om zich aan de bedrijfsrichtlijnen te houden.
- In staat om onder druk te werken en goed in de bedrijfscultuur te integreren.
Jouw mindset:
- Positieve instelling en dynamisch
- Professionele ethiek en respect voor de bedrijfsregels en cultuur
- Flexibel
- In geval van afwezigheid is jouw rol cruciaal voor het behoud van de continuïteit van onze diensten. Daarom moet je bereikbaar zijn tussen 7:00 uur en 19:00 uur. De functie vereist flexibiliteit om op korte termijn vervangingen te kunnen doen, vanaf 8:00 uur of tot 18:00 uur.
· Remote werken is niet mogelijk vanwege de eisen van de functie.
Dienstverband: Voltijds, Vaste Jobs
Loon: €3.000,00 - €3.600,00 per maand
Voordelen:
- Bedrijfscomputer
- Bedrijfswagen
- Ecocheques
- Een gsm voor professioneel gebruik
- Eindejaarsgeschenk
- Elektronische maaltijdcheques
- Tankkaart
Werklocatie: Onderweg
