Rôle de la fonction
L’assistant(e) du département Technique assure la gestion et le suivi administratif de dossiers techniques. Il (elle) donne son assistance à l’ensemble du département Technique.
L’assistant(e) du département Technique met ses compétences et son savoir-faire pour optimiser la gestion des tâches administratives et des interventions au niveau technique.
Il/elle est en première ligne pour toute demande d’intervention technique, il est attendu de l’Assistant(e) Technique de comprendre et d’établir un premier diagnostic, de guider dans la mesure du possible les locataires à prendre les premières mesures de sécurité ainsi que de transmettre la demande d’intervention en interne ou aux prestataires externes.
Principales responsabilités
- Assister le Service Administration Technique, Régie, les Gestionnaires Techniques de sites, la Direction Technique dans toutes les tâches administratives.
- Répondre aux besoins de nos locataires en assurant une permanence téléphonique efficace et optimale, la gestion des emails entrants ainsi que les réponses aux différents courriers entrants des locataires dans les délais impartis.
- Assurer la gestion et le suivi des courriers entrants et sortants émanant des départements et services ayant un lien avec le service technique.
- Faire le suivi administratif des demandes du DIRL et des différentes plaintes techniques.
- Gérer et faire le suivi des bons de travaux.
- Assurer le suivi administratif des sinistres auprès des compagnies d’assurances.
- Assurer selon les nécessités du service des visites logements (candidats, locataires, problèmes techniques etc)
- Gérer le parc auto véhicules utilitaires de la société
- Être le backup de ses collègues
Tâches de la fonction
- Générer et créer les bons d'interventions et les transmettre au interlocuteurs adéquats.
- Vérifier la validité des bons de travaux pour que ceux-ci correspondent aux factures reçues.
- Gérer les notes de frais
- Traiter les contestations des notes de frais émanant des locataires
- Envoyer les bons de travaux au responsable de la régie
- Contacter les fournisseurs ou la régie pour les suivis des interventions techniques liées au bons de travaux.
- Planifier les rdv avec les locataires pour les interventions de la régie
- Numériser tous les documents entrants et sortants
- Planifier les rdv pour les visites techniques des Gestionnaires Techniques de Sites
- Rédiger, envoyer et faire le suivi des déclarations de sinistres aux compagnies d’assurances
- …
Compétences requises
- Niveau Ø Secondaire supérieur - Ø Bachelier en secrétariat de direction - Bachelier en communication
- Une expérience dans le social, la gestion de syndic ou l'administratif est un plus
- Compétences savoir-faire
- Être organisé(e) et rigoureux/se
- Avoir d’excellentes capacités de communication tant à l'oral qu’à l'écrit
- Avoir une excellente maîtrise des outils bureautiques (excel, word, outlook etc)
- Avoir un esprit d’analyse
- Savoir gérer les priorités
- FR/NL et tout autre langue supplémentaire est un plus
- Compétences savoir-être
- Être capable d’autonomie
- Être ponctuel/le
- Être flexible
- Savoir prendre les initiatives nécessaires
- Avoir un esprit d’analyse et une capacité d’anticipation
- Savoir gérer son stress
- Avoir un esprit d’équipe
- Être patient(e) et savoir être assertif (ve)
- Savoir gérer les conflits
- Être positif/ve et démontrer une réelle envie de faire avance les choses dans le bon sens
- Être réactif/ve
- Être axé(e) solution
Type d'emploi : CDI
Rémunération : à partir de 2 500,00€ par mois
Avantages :
- Assurance groupe
- Chèques repas
- Éco-chèques
Formation:
- Certificat de l'enseignement secondaire supérieur (CESS) (Optionnel)
Lieu du poste : En présentiel
Date limite de candidature : 31/08/2025
