Assistant administratif (H/F/X)-Namur

• Des formations professionnelles en alternance en journée pour les jeunes dès 15 ans ;
• Des formations pour adultes et travailleurs en reconversion qui s’organise en journée ou en soirée, le plus souvent en alternance ou via des stages en entreprises ;

Des formations continues qui permettent à chacun de s’adapter aux évolutions de sa propre profession ou de construire son projet professionnel.

L'assistante administratif assure les missions suivantes :

A\ Accueil et information

• Assurer un accueil chaleureux et professionnel du public
• Répondre aux demandes des apprenants, des formateurs, des partenaires, des collaborateurs via les différents canaux de communication (téléphone, mail, guichet d’accueil,…)
• Participer activement aux différents évènements

B\ Inscrire les apprenants aux cours

• Proposer la formation ou le stade de formation le plus approprié ;
• Orienter, si nécessaire vers le service approprié ;
• Informer des droits et devoirs de chaque apprenant ;
• Vérifier les conditions d’admission ;
• Encoder les inscriptions et récolter les preuves nécessaires ;

C\ Organiser les cours

• Convoquer les apprenants aux cours ;
• Contrôler les prises de présence;
• Si nécessaire, modifier les horaires et en informer les apprenants et les formateurs ;
• Dupliquer les supports de cours des formateurs.

D\ Gérer les dossiers formateurs

• Préparer les contrats ;
• Compléter les documents sociaux;
• Encoder les dossiers formateurs et les remplacements formateurs dans la base de données ;
• Transmettre les informations pour le paiement des formateurs (+frais de déplacements).

E\ Assurer la gestion administrative des dossiers des candidats

• Suivre les présences (réaliser ou s’assurer de la prise des présences, contrôler les données et récolter les justificatifs d’absence);
• Compléter les documents sociaux;
• Communiquer régulièrement avec le service approprié au sujet des apprenants;
• Archiver les dossiers des apprenants ;
• Coordonner la délivrance des diplômes.

F\ Organiser les évaluations en cours ou en fin d’année

• Encoder les points dans la base de données ;
• Coordonner les examens pratiques (récolter et transmettre les TFE, convoquer le jury et les auditeurs, etc…;
• Encoder le suivi des décisions des conseils de classe ;
• Envoyer les avis de résultats de la 1ère et de la 2ème session ;
• Classer les questionnaires et les copies d’examens ;
• Elaborer les diplômes.

G\ Divers

• Réaliser des rapports de réunion ;
• Gestion de l’encodage des factures.

• Maitriser les outils bureautiques suivants : Excel, Word, Outlook ;
• Savoir écrire sans faute et être capable de synthétiser rapidement l’information ;
• Savoir prendre des notes et synthétiser l’information ;
• Savoir assimiler un nombre important de notes d’instructions, de règlements et autres documents normatifs à appliquer.

Savoir être

• Autonome ;
• Orienté client ;
• Être à l’aise au contact du public ;
• Flexible ;
• Avoir l’esprit d’équipe ;
• Être organisé et rigoureux ;
• Être polyvalent.

Avoir de l’expérience dans la gestion administrative. Un diplôme (Bac ou CESS) dans les métiers de l’administratif est un atout.

Qu'offrons nous :

• Contrat à durée indéterminée ;
• Chèque repas ;
• Frais de transport ;
• Horaire : 5 jour par semaine pour un total de 39 heures ;
• Prestation en journée, soirées possibles à partir de 2027 ;

Si vous êtes motivé(e) à rejoindre nos équipes, envoyez-nous votre candidature pour le 20 juin 2025 via mail à l'adresse : [email protected] avec comme objet : candidature - assistant administratif Namur.

Pour être prise en considération, votre candidature devra impérativement comporter les éléments suivants :

• Une lettre de motivation ;
• Un Curriculum Vitae ;
• Vos diplômes antérieurs.

Détail de la procédure :

• Sélection des candidats sur base des documents reçus.
• Examen écrit pour les candidats retenus le 02 juillet 2025.
• Examen oral pour les candidats retenus à l’écrit le 10 juillet 2025.

• Esther Pacolet – [email protected]

Lieu de prestation : Centre IFAPME Namur, rue Henri Lemaître, 69 – 5000 Namur.