Verloning: Marktconform loon – afhankelijk van ervaring en profiel
Gastroteam is een snelgroeiend bedrijf dat freelance chefs en horecapersoneel koppelt aan professionele keukens en cateraars in Vlaanderen. Met een hecht team van meer dan 25 freelancers verzorgen we elke week honderden shiften achter de schermen van topevents en horecazaken.
Om onze groei verder te ondersteunen, zoeken we een administratieve duizendpoot met ervaring in HR, personeelsplanning en een passie voor structuur en overzicht.
Wat ga je doen?
Je ondersteunt de zaakvoerder en zorgt ervoor dat alles administratief gestructureerd en efficiënt verloopt. Je takenpakket is gevarieerd en omvat onder andere:
Boekhouding & Facturatie
- Inboeken van inkomende en uitgaande facturen in het boekhoudsysteem
- Controleren en verwerken van freelancersfacturen (inclusief kilometers, uren, tarieven)
- Opmaken en versturen van facturen naar klanten
- Opvolgen van openstaande betalingen en versturen van herinneringen
Planning & Personeelsbeheer
- Verwerken van beschikbaarheden van freelancers
- Opmaken en beheren van de planning in Crewplanner
- Freelancers contacteren die al een tijd geen shift gedaan hebben
- Beheren van de WhatsApp-groep: freelancers toevoegen, reminders versturen
Mail- en Klantenbeheer
- Beantwoorden van eenvoudige e-mails (aanvragen, facturatievragen, enzovoort)
- Opvolgen van leads en sollicitanten via e-mail
- Opstellen van standaardmails zoals offertes, bevestigingen en opvolgingen
Structuur & Tools
- Aanmaken van templates zoals intakeformulieren en shiftschema’s
- Up-to-date houden van checklists en onboardingdocumenten
- Meedenken over het optimaliseren en automatiseren van processen
- Beheren van tools zoals Google Drive, Crewplanner en mailboxen
Agenda en Content
- Beheren van de agenda van de zaakvoerder (sollicitatiegesprekken, klantafspraken, werkplanning)
- Inplannen of publiceren van content (TikTok, blog, social media)
- Maken van eenvoudige rapporten (zoals aantal shiften per klant of omzet per freelancer)
Wie ben jij?
- Je werkt zelfstandig, gestructureerd en proactief
- Je hebt ervaring in administratie, HR of personeelsplanning
- Je hebt voeling met de horecasector of leert snel bij
- Je bent handig met tools zoals Excel, Google Drive en online planningssystemen
- Je schrijft vlot en professioneel in het Nederlands
- Je bent beschikbaar voor een deeltijdse functie van 30 uur per week
Wat bieden we?
- Een uitdagende en afwisselende functie binnen een jong, snelgroeiend bedrijf
- Flexibele werkuren en deels remote werken
- Een marktconform loon, afhankelijk van jouw ervaring en profiel
- Veel autonomie, verantwoordelijkheid en impact
- Een informele werksfeer met korte communicatielijnen
Stuur je cv en een korte motivatie naar info@gastroteam.be.
Heb je vragen? Stuur ons gerust een mailtje
Dienstverband: Deeltijds
Verwachte uren: 30 per week
Voordelen:
- Reiskosten vergoeding
Werkschema:
- Dagdienst
- ma-vr
- Weekendbeschikbaarheid
Opleiding:
- Bachelor (Aanbevolen)
Ervaring:
- Human Resources: 1 jaar (Aanbevolen)
Werklocatie: Fysiek