Gestionnaire à l'accueil et à l'enseignement (F/H/X)

Contexte / Mission

Au sein de l’équipe dynamique de l’Administration de la Faculté de droit et de criminologie, la mission consiste à assurer :

• la gestion de l’Accueil de la Faculté et des tâches qui y sont associées (courrier, salles de réunion, catering pour certaines réunions, logistique générale et gestion des espaces collectifs du service) ;
• le soutien à certains événements;
• la gestion et l’aide à la gestion de certains processus administratifs en support à l’enseignement.

Cette mission s’exerce sous la responsabilité hiérarchique de la Directrice de l’Administration facultaire.

L’offre comprend une base de 50% au cadre, CDI, à laquelle peut s’adjoindre facultativement 30% sur ressources extérieures, en CDD jusqu’au 31/12/2025 avec prolongation possible.

Fonction

Le/la gestionnaire sera chargé·e de :

• La gestion de l’Accueil et des tâches associées
• Accueil présentiel, téléphone, Teams, messagerie : accueil, conseil et orientation des étudiant·es (programmes, procédures et échéances, personnes-ressources, horaires, …), production et délivrance d’attestations et autres documents, accueil des visiteurs·euses extérieur·es, achats pour le service, gestion du hall (y compris les écrans d’information), …
• La gestion de la salle du Conseil de la Faculté et de la salle d’audience, réservations et catering, support technique de base (visio conférence) et logistique.
• La gestion des espaces collectifs de l’Administration facultaire (cafétéria, espace photocopieurs).
• Le dispatching du courrier et des colis entrants.
• La gestion du bâtiment (demandes et suivis des aménagements, réparations et travaux, gestion des demandes d’accès, parkings, …).
• L’appui à l’organisation des événements de la Faculté (proclamations, Job-Day, réceptions personnel, …). Organisation du lunch de Noël. Dans ce cadre, commandes catering selon les règles en vigueur en matière de marchés publics.
• La gestion et/ou l’aide à la gestion de certains dossiers d’enseignement (soutien horaires, encadrements, mémoires, …).

Cette description de fonction n’est pas exhaustive et est susceptible d’évoluer en fonction des besoins de l'entité.

Qualifications et aptitudes requises

• Diplôme de niveau bachelier (ou expérience équivalente).
• Aptitudes rédactionnelles et bonne orthographe. Bonne expression orale/présentation.
• Excellente maîtrise des outils informatiques (suite Office), ouverture et aptitude à l’apprentissage (applications propres à l’UCLouvain).
• Esprit de service, sens des contacts, assertivité.
• Esprit d’initiative, réactivité, dynamisme.
• Résistance au stress.
• Sens de l’organisation et rigueur, précision, ponctualité. Suivi des dossiers.
• Sens du travail en équipe et du feed-back.
• Fiabilité.

Seules les candidatures dont le niveau de diplôme est en adéquation avec celui fixé dans l'offre d'emploi pourront être prises en considération.

Notre offre

• Une rémunération évolutive basée sur les barèmes de la Fédération Wallonie Bruxelles ;
• Des congés légaux, extralégaux et une fermeture collective entre Noël et Nouvel An ;
• Assurance groupe, complément d’allocations familiales, allocation de fin d’année, remboursement des frais de transport en commun, indemnité kilométrique vélo, etc. ;
• Un cadre de travail dynamique au contact de la recherche et de l’enseignement ;
• L’opportunité de continuer à vous former, de développer vos compétences et de bénéficier de mobilité interne ;
• La possibilité de vous impliquer dans une institution à haute valeur sociétale où chaque fonction a du sens ;
• Un environnement de travail agréable et facilement accessible (ville piétonne à LLN, espaces verts…) ;
• Et plus encore, consultez notre page « Avantages » via ce lien