Dossierbeheerder Internationalisering

Niet gevonden wat je zocht? Sla je zoekopdracht dan op en maak een job alert aan op de online sollicitatiemodule om automatisch op de hoogte te blijven van interessante toekomstige vacatures. Meer informatie kan je hier vinden.

Departement: Decanaat Letteren & Wijsbegeerte
Regime Deeltijds

Bepaal mee de toekomst - Universiteit Antwerpen

De Universiteit Antwerpen is een dynamische, toekomstgerichte universiteit. We bieden vernieuwend academisch onderwijs aan meer dan 20000 studenten, verrichten baanbrekend wetenschappelijk onderzoek en spelen een belangrijke dienstverlenende rol in de maatschappij. Met meer dan 6000 medewerkers uit 100 verschillende landen bouwen we dagelijks aan de wereld van morgen. Samen verleggen we grenzen en geven we de richting aan. De richting van de toekomst. En die kan jij mee bepalen.

De Faculteit Letteren en Wijsbegeerte van de Universiteit Antwerpen zoekt een deeltijdse (80 %) dossierbeheerder Internationalisering.

Functie

De functie omvat onder andere volgende opdrachten:

Je organiseert activiteiten binnen het domein internationalisering van de Faculteit Letteren en Wijsbegeerte waarbij je instaat voor de voorbereiding, opvolging en uitvoering van volgende administratieve, logistieke en technologische taken:

• Je beheert de dossiers van inkomende en uitgaande studenten- en personeelsmobiliteit in SisA en Mobility Online, en ondersteunt studenten en docenten doorheen dit administratieve proces.
• Je staat in voor het afsluiten en opvolgen van de internationale samenwerkingsakkoorden: facultaire overeenkomsten, bilaterale uitwisselingsakkoorden en MOU’s.
• Je verstrekt correcte informatie aan studenten en docenten op mondelinge, schriftelijke of elektronische wijze: verlenen van tijdig en correct advies in verband met inhoudelijke, praktische en administratieve aspecten van internationalisering.
• Je ondersteunt de stafmedewerker internationalisering bij de voorbereiding, opvolging en uitvoering van de verschillende internationaliseringsactiviteiten, waaronder bijvoorbeeld de organisatie van facultaire events, zoals de International Day van de Faculteit Letteren en Wijsbegeerte.
• In overleg met de stafmedewerker internationalisering verzamel en beheer je data en informatie inzake internationalisering, die nuttig zijn voor de werking van de faculteit (beleid, coördinatoren internationalisering en Onderwijscommissies).
• Je houdt je vakkennis op peil i.v.m. procedures en reglementering rond internationale mobiliteit.
• Je staat in voor en ondersteunt mede de digitale processen van internationalisering in de faculteit, op het vlak van hybride vergaderen, sociale media, website en andere digitale toepassingen.
• Verder ondersteun je, na een inwerkperiode, ook het postgraduaat Asia-Europe Cultural Curatorship Studies en de verwerking van de aanvraagdossiers van internationale diplomastudenten.
• Je rapporteert aan jouw diensthoofd, de stafmedewerker Internationalisering.

Bij het realiseren van de doelstellingen hou je rekening met de voorziene instructies en de regelgeving, met het oog op de realisatie van de doelstellingen.

Profiel

• Je bezit een diploma van professionele bachelor of gelijkwaardige competenties door ervaring.
• Ervaring met internationalisering strekt tot aanbeveling.
• Je kan vlot overweg met Microsoft365.
• Een goede kennis van Excel is een pluspunt (bijv. sjablonen, macro’s en draaitabellen).
• Je kan vlot overweg met IT (Sharepoint, MS Teams, One Note, enz.) en je schrikt niet terug om met nieuwe softwarepakketten aan de slag te gaan.
• Je bent vertrouwd met assistentie te bieden bij hybride vergaderingen en andere technologische settings.
• Je beschikt over een goede mondelinge en schriftelijke kennis van het Nederlands en Engels.
• Je gaat klantvriendelijk, integer, creatief, kwaliteitsgericht en samenwerkingsgericht te werk.
• Je kan goed plannen en organiseren, ook in teamverband, en je wilt je profileren als een “multitasker”.
• Je bent in staat zelfstandig administratieve opdrachten uit te voeren, rekening houdend met vooraf gemaakte afspraken en/of instructies van jouw leidinggevende.
• Je bent bereid je flexibel op te stellen zowel wat de functie-inhoud als het werkschema betreft.

Aanbod

• We bieden je een arbeidsovereenkomst van bepaalde duur; 6 maanden (met mogelijkheid tot verlenging en aanstelling voor onbepaalde duur na positieve evaluatie) met ingang van 15 september 2025.
• Je ontvangt een bruto maandwedde binnen de gradenvork 4.1-6.1 van de loonschalen van het Administratief en Technisch Personeel. Je aanvangsgraad (doorgaans graad 4) hangt af van je relevante professionele ervaring. Bij een deeltijdse aanstelling wordt je salaris pro rata berekend op basis van het tewerkstellingspercentage.
• Je krijgt maaltijdcheques, ecocheques, internet-connectiviteitsvergoeding een groepsverzekering, een verzekering gewaarborgd inkomen, en een fietsvergoeding of volledige terugbetaling van je woon-werkverkeer met het openbaar vervoer.
• Je kan volgens een flexibele arbeidstijdregeling werken.
• Je hebt 40 vakantiedagen en een week collectieve sluiting tussen Kerstmis en Nieuwjaar.
• Je werkt grotendeels op de Stadscampus, in een dynamische en stimulerende werkomgeving.
• Lees hier meer over werken bij de Universiteit Antwerpen en ontdek alle andere voordelen.

Solliciteren?

• Je kan tot en met 18 augustus 2025 voor deze vacature solliciteren via het online sollicitatieplatform van de Universiteit Antwerpen. Klik op de knop ‘solliciteren’ en vervolledig het online sollicitatieformulier. Voeg zeker de volgende bijlages toe:
  • een motivatiebrief
  • een curriculum vitae.
• De selectiecommissie bekijkt zo snel mogelijk na de sollicitatiedeadline alle sollicitaties. Zodra er een beslissing genomen is, brengen we je op de hoogte. Als je na de preselectie nog steeds in aanmerking komt, word je geïnformeerd over de eventuele volgende stap(pen) in de selectieprocedure. De selectieinterviews vinden plaats op 26 augustus 2025 in de namiddag op de Stadscampus. Gedetailleerdere gegevens zullen worden bezorgd op het einde van de week van 18 augustus 2025.
• Bij vragen over het online sollicitatieformulier kan je de Frequently Asked Questions raadplegen of mailen naar [email protected]. Bij inhoudelijke vragen over de functie kan je contact opnemen met Dominique Van Droogbroeck, stafmedewerker Internationalisering ([email protected]).

De Universiteit Antwerpen is een duurzame, gezinsvriendelijke organisatie die maximaal in de groei van medewerkers investeert. We stimuleren diversiteit en hechten veel belang aan een inclusieve werkomgeving met gelijke kansen - ongeacht gender, functiebeperking, afkomst, levensbeschouwing, seksuele oriëntatie of leeftijd. Wij moedigen mensen met een diverse achtergrond en diverse eigenschappen aan om te solliciteren.