Diensthoofd prestaties (m/v/x)

ALGEMENE MISSIE:

De Dienst Prestaties is verantwoordelijk voor het beheer van de aanwezigheden en afwezigheden van het gemeentepersoneel. Met nauwkeurigheid en proactiviteit volgt de dienst diverse soorten afwezigheden op, zoals jaarlijkse verlofdagen en ziekteverlof, waarbij erop wordt toegezien dat de bijbehorende rechten worden gerespecteerd. De dienst verstrekt medewerkers duidelijke informatie over hun rechten met betrekking tot verlof en afwezigheid en beheert het prikkloksysteem om een nauwkeurige opvolging van de werkuren te garanderen.

De Dienst Prestaties speelt ook een cruciale rol in het beheer van het e-RH-platform door de optimale configuratie en validatie van aanvragen te waarborgen. Het team streeft ernaar een evenwichtige werkomgeving te creëren, waarin medewerkers worden ondersteund bij het beheren van hun afwezigheden, en draagt bij aan een klimaat van vertrouwen en rechtvaardigheid.

Als Verantwoordelijke van de Dienst Prestaties krijgt u de uitdaging om de polyvalentie van het team te versterken, de organisatie van de taken te optimaliseren en de succesvolle integratie van nieuwe medewerkers te garanderen. U bevordert een positieve en innovatieve werkomgeving, waarbij u zorg draagt voor de naleving van de wetgeving en de efficiëntie van de processen. Uw leiderschap speelt een sleutelrol in de motivatie en stabiliteit van het team, met als doel een efficiënte en flexibele dienst binnen de administratie op te bouwen. U geeft leiding aan een team van 6 Dossierbeheerders Prestaties. De dienstverantwoordelijke ondersteunt ook het team bij het uitvoeren van operationele taken om de continuïteit van de opdrachten van de dienst te waarborgen op basis van de geïdentificeerde behoeften.

VERANTWOORDELIJKHEDEN EN TAKEN:

A. Als manager van de Dienst Prestaties

• Het werk van de medewerkers coördineren en superviseren om de doelstellingen te bereiken, waarbij autonomie en verantwoordelijkheidsgevoel worden aangemoedigd;

• Medewerkers begeleiden tijdens de volledige "levenscyclus van het personeel": werving, onthaal, individuele doelstellingen, evaluatiegesprekken en ontwikkeling;

- Naleving van welzijns-, veiligheids- en gezondheidsregels binnen de dienst garanderen en de opname van verlof volgens de procedures organiseren;

• Een positieve cultuur binnen de dienst ontwikkelen door constructieve feedback, samenwerking en conflictoplossing te bevorderen.

B. Als vakexpert & procesbeheerder voor de aanwezigheid- en afwezigheidsbeheer

• Strategische en operationele expertise leveren en medewerkers adviseren over specifieke vragen binnen de Dienst Prestaties;

• Kwaliteit van diensten en processen garanderen;

• Sterke relaties opbouwen met interne en externe stakeholders;

• Transversale processen beheersen in samenwerking met andere HR-diensten.

C. Als project- en verandermanager

• Een cultuur van continu leren en verbetering binnen het team bevorderen;

• Strategische doelstellingen omzetten in concrete projecten en alle projecten van de dienst coördineren;

• Projecten van de dienst leiden, waarbij deadlines en budgetten worden gerespecteerd en transparante, regelmatige communicatie wordt gewaarborgd;

• Veranderingen begeleiden door innovatieve processen te introduceren, procedures te digitaliseren en samenwerking met andere HR-diensten te versterken

D. Als beheerder van de doelstellingen van de Dienst Prestaties

• Strategische doelstellingen van het departement omzetten in operationele doelen, in samenwerking met de directie;

• Een operationeel plan opstellen om medewerkers te inspireren, initiatieven te begeleiden en aan te passen aan veranderingen en risico's;

• Het budget van de dienst opstellen en de personele en materiële middelen efficiënt beheren;

• De dienst vertegenwoordigen bij commissies en partners, en optreden als back-up van de directie bij afwezigheid;

• Een efficiënte communicatie onderhouden met de directeur, HR-diensten en medewerkers.

Werken bij de gemeente Schaarbeek betekent deel uitmaken van een team van 1.450 medewerkers met diverse profielen en functies. Gedreven door een gemeenschappelijke missie en gedeelde waarden gaan we samen dagelijks de uitdaging aan om een kwalitatieve leefomgeving te bieden aan de 133.000 inwoners en een optimale werkomgeving voor onze medewerkers te creëren.

De gemeentelijke administratie verbindt zich ertoe de maatregelen die ingaan tegen alle vormen van discriminatie te respecteren en belooft een politiek te voeren die gericht is op diversiteit.

PROFIEL:

• Diploma: Master* in human resources, recht, economie, financiële management of enige andere opleiding/ervaring die een analytisch vermogen en affiniteit met cijfermatig redeneren aantoont

• Eerste ervaring in teambeheer

• Ervaring in projectmanagement is gewenst

• Ervaring in afwezigheidsbeheer en/of loonadministratie is een pluspunt

• Tweetaligheid FR/NL is een troef.

• Het gevraagde diploma of certificaat moet zijn uitgereikt door een Belgische onderwijsinstelling die erkend is door één van de gemeenschappen van het land. Als uw diploma in het buitenland is uitgereikt, kunt u ook deelnemen als u een gelijkwaardigheid van dit diploma/certificaat heeft verkregen, uitgereikt door één van de taalgemeenschappen van België

KENNIS EN VAARDIGHEDEN:

Technische competenties:

• Leiderschap en teammanagement

• Vlotheid in het gebruik van software en digitale tools

• Geavanceerde beheersing van Excel

• Analyse en verbetering van processen

• Projectbeheer

• Kennis van HR-managementsystemen is een pluspunt

• Kennis van arbeidswetgeving is een pluspunt

Gedragscompetenties:

• Aanpassingsvermogen

• Communiceren

• Een team begeleiden en coachen

• Integer en professioneel handelen

• Werk van medewerkers organiseren

• Structuur in eigen werk aanbrengen

• Veranderingen aansturen

ONS AANBOD: voltijds contract van onbepaalde duur, volgens het barema A - Bestuurssecretaris

VOORDELEN:

• Valorisatie van jaren beroepservaring

• Ter indicatie: bruto maandelijkse verloning van 4.428 euro voor 5 jaar ervaring en 5.156 euro voor 15 jaar voor een niveau A (index van 01/03/2025)

• Mogelijkheid tot het bekomen van een tweetaligheidspremie (289 euro bruto/maand)

• Maaltijdcheques (8 euro per gewerkte dag)

• Eindejaarspremie

• Gratis MIVB-abonnement, tussenkomst in de kosten van andere duurzame transportmiddelen (voetganger, fiets, NMBS, TEC, De Lijn)

• Tussenkomst in een aanvullend pensioenregime

- Aandacht voor een goed evenwicht tussen beroeps- en privéleven dankzij het regime van wettelijke en reglementaire verlofdagen

• Gratis persoonlijke hospitalisatieverzekering (6 maanden anciënniteit voltooid op 1 januari daaropvolgend)

• Opleidingsmogelijkheden

• Indien de functie het toelaat, mogelijkheid tot telewerken

Na ontvangst van uw online sollicitatie, zal een eerste selectie doorgevoerd worden op basis van de informatie in uw kandidatuur (CV en motivatiebrief). De kandidaten die het best beantwoorden aan het gezochte profiel zullen uitgenodigd worden voor schriftelijke en/of mondelinge proeven. Meer informatie op: Werken bij de administratie | Schaarbeek (1030.be)

Voor eventuele vragen met betrekking tot de inhoud van de vacature kunt u contact opnemen met Mevrouw Leticia VANOPDENBOSCH, Adjunct-directrice van human resources ([email protected]).

Deadline voor de sollicitaties: 13/07/2025

De gemeentelijke administratie verbindt zich ertoe de maatregelen die ingaan tegen alle vormen van discriminatie te respecteren en belooft een politiek te voeren die gericht is op diversiteit.

Indien u een handicap, een leerstoornis of een ziekte heeft (visueel, motorisch, gehoor, …) en indien u wenst te genieten van redelijke aanpassingen in het kader van de selectieprocedure, vermeld dit dan in uw kandidatuur. Wij zullen erover waken dat de selectieomstandigheden aangepast worden.