Hou jij moeiteloos het overzicht, zelfs als het druk is? In deze dynamische functie ben jij het eerste aanspreekpunt voor zowel medewerkers als artsen binnen diverse medische disciplines. Met jouw mensenkennis, flexibiliteit en sterke coördinatievaardigheden zorg je voor een vlotte werking van het medisch secretariaat én een aangename werkomgeving voor iedereen. Krijg jij energie van uitdagingen en houd je van afwisseling? Dan maken wij graag kennis met jou!
Zo ziet je dag eruit
- Je bent het eerste aanspreekpunt van de medewerkers én de artsen van de diverse medische disciplines en onderhoudt er een nauw contact mee.
- Je informeert pro-actief en overlegt met alle betrokken partijen zoals de medewerkers, diensthoofd, artsen en personeelsdienst. Je maakt duidelijke afspraken en praktische regels.
- Je detecteert en faciliteert opleidingsbehoeften en begeleidt hen bij het volgen van verplichte procedures. Je helpt eveneens mee aan het uitwerken van dienstvergaderingen waarin objectieven, jaarplannen en KT-acties besproken worden.
- Aan diverse projecten binnen de afdeling geef je ondersteuning en zoek je mee naar oplossingen voor een betere doorstroming van interne informatie en patiënt-administratie.
- Je stelt de personeelsplanning en werkverdeling op van alle medewerkers medisch secretariaat en bent eveneens de back-up van jouw collega die dit op zich neemt voor alle medewerkers opname & onthaal.
- Je herwerkt de opgestelde planning - vaak last-minute - in functie van de behoeften van de dienst (bv. opdrachtswijziging, ziekte, verlof, …) om te voorzien in de continuïteit en aanwezigheid volgens de vooropgestelde shiften en openingsuren. Je houdt hierbij rekening met de beschikbare capaciteit van het aantal medewerkers.
- Je detecteert tijdig de nood aan nieuwe (tijdelijke) aanwervingen en screent in een eerste fase de kandidaten (CV’s, interview, …). Je hebt een goede voeling met de bestaande dynamiek op de diensten en schat de “perfect match” binnen de teams juist in. Je begeleidt mee de onboarding van nieuwe medewerkers op de werkvloer.
Wie ben jij?
- Je bent een kei in het plannen en organiseren. Je denkt out of the box en detecteert snel alternatieve oplossingen.
- Je bent sterk communicatief en uitermate klantgericht voor zowel de medewerkers, artsen als diensthoofd. Face2face, telefonisch én schriftelijk (mail, brief, …). Jouw deur staat steeds open.
- Je bent uitermate flexibel én stressbestendig. Last-minute wijzigingen schrikken jou niet af. Je respecteert hierbij steeds de deadlines.
- Je werkt zeer nauwkeurig en let op alle details uit diverse bronnen.
- Je werkt vlot met IT-toepassingen en hebt kennis van planningstools.
- Als opleiding beschik je over een bachelor diploma of gelijkwaardig door ervaring.
- Je bent collegiaal en hecht veel belang aan een goede teamgeest.
Ons aanbod voor jou
- Deeltijds (80%) of voltijds contract van onbepaalde duur.
- Marktconform salarispakket volgens de officiële ziekenhuisbarema's met overname van relevante anciënniteit.
- Degelijk personeelsstatuut met uitgebreide extralegale voordelen: hospitalisatie- en groepsverzekering, mogelijkheid tot fietsleasing, personeelstarief in het restaurant, gratis parking, fietsvergoeding, Benefits at Work (kortingen in pretparken, winkels...).
- Een boeiende werkplek met leuke collega's.
- We dragen jouw welzijn, work-lifebalance en ontplooiing hoog in het vaandel. Je kunt rekenen op een aantrekkelijke verlofregeling en activiteiten zoals gratis zwemmen in Ronse en Zottegem, alsook workshops en lezingen.
- Een job vlakbij in een filevrije regio.
We ZORGen samen
Bij AZ Sint-Elisabeth luisteren, praten en handelen we met een warm hart. We ademen onze passie voor zorg. Jij ook? Welkom voor een veelzijdige job, een gezond werkritme, toffe collega's, een boeiende werkplek met mooie groeikansen... en dat allemaal dicht bij huis. Hier ben je allesbehalve een nummer.
ZORG is een erkende ziekenhuisgroepering tussen AZ Sint-Elisabeth in Zottegem en AZ Glorieux in Ronse. We vormen één grote familie en maken deel uit van het overkoepelend E17-ziekenhuisnetwerk. Werkzekerheid en een mooie professionele toekomst verzekerd!
Contactpersoon HR
JUANA VANDENHENDE
