Fonction
Sous la direction de la Secrétaire Responsable du secteur médical, vous contribuerez avec vos collègues à assurer un support administratif général des activités du Service de médecine oncologique, comprenant notamment les tâches suivantes :
- Gérer l’agenda Outlook (prise de RDV, télé/visio-conférences, …), du téléphone et des contacts
- Gérer l’administration du service (les courriers et la boîte mail, les demandes extérieures d’impression des dossiers médicaux, économat, etc.)
- Organisation de réunions et prise de note (PV), organisation/gestion de séminaires, d’événements divers et de congrès (présentiel et virtuel)
- Organisation de voyages scientifiques/séminaires/symposia : financement, logistique, planning, diapositives, contrats et notes de frais
- Mise à jour du CV des médecins
- Soumission et suivi des publications
- Préparation de présentations PowerPoint
- Encadrement d’étudiants/stagiaires/visiteurs, médecins étrangers (accueil, planning, démarches administratives)
- Assurer la coordination du trajet de patients à profil spécifique : centralisation des données patients, création et gestion d’une base de données, suivi étape par étape, coordination des examens complémentaires en fonction du résultat des examens précédents selon les directives médicales
- Mise à jour des différentes bases de données patients et rédaction régulière de statistiques pour différents aspects de l’activité médicale (chiffres, pourcentages, graphiques sur Excel)
- Suivi du dossier administratif du dossier patient
- Classer et archiver les rapports et dossiers en concertation avec le service archives
Les activités de recherche se déroulant dans un contexte international, de nombreux courriers et contacts sont traités en anglais.
Vous faites partie d’une équipe et à ce titre, vous assurez le remplacement de certain(es) collègues en cas d’absence.
Profil
- Niveau d’étude minimum : bachelier, de préférence en secrétariat ou expérience équivalente
- Très bon niveau de communication verbale et écrite
- Excellente connaissance de l’anglais oral et écrit
- Excellente connaissance de PowerPoint et de Word + maîtrise de MS Outlook et d’Internet (bonne connaissance d’Excel et de Teams est un plus)
- Bonnes capacités organisationnelles, rapide et dynamique, bonne gestion du temps et des priorités
- Esprit d’initiative
- Aisance relationnelle et polyvalence
- Sens des responsabilités
- Bonne résistance au stress
- Discrétion et confidentialité
- Excellent esprit d’équipe et dynamisme
Langue
Vous avez de bonnes connaissances de la deuxième langue nationale ou êtes disposé à les acquérir (des cours de langues sont organisés en interne pendant les heures de travail, avec la possibilité d'obtenir une prime de bilinguisme SELOR de 150€ bruts sous réserve de la remise du Selor Art. 10).
Offre
- Un contrat de remplacement de 30.4h semaine
- Des avantages extra légaux :
- Des chèques repas d’une valeur de 7,30€
- Des tarifs préférentiels en matière de soins médicaux dans tous les hôpitaux du réseau (pour vous, votre conjoint, vos ascendants ou descendants à charge)
- Le remboursement à 100% de l’abonnement annuel stib, une intervention de 80% dans les frais de transport en commun et/ou des indemnités vélo
- Une prime annuelle d’attractivité
- Une allocation mensuelle de bilinguisme de 150€ bruts (sous réserve de la remise du brevet Selor Art. 10)
- 29 jours de congé
- De multiples opportunités de carrières au sein d’un grand réseau
- Un parcours d’intégration personnalisé pour vous accompagner dans votre prise de poste
- Un programme de formations qui vous permettra d’évoluer tout au long de votre carrière
Modalités d’introduction des candidatures
Veuillez-vous rendre sur le site intranet de l'H.U.B et introduisez votre candidature en ligne directement via l’offre concernée (CV et lettre de motivation).