Agent administratif pour la gestion des implants (H/F/X)

Fonction

Assurer la gestion administrative et documentaire des dispositifs médicaux implantables (DMI) en lien avec la pharmacie, les équipes médicales, chirurgicales et logistiques, dans un objectif de traçabilité, conformité réglementaire, maîtrise des coûts et efficience du circuit des DMI.

Contribuer à la santé globale de nos patients de manière fiable, appréciée et efficiente dans le respect des normes d’hygiène, de sécurité et des valeurs institutionnelles.

• Assurer une facturation complète des DMI
• Assurer un suivi des stocks et consignations complètes avec les blocs opératoires, radio coro, radiologie interventionnelle et salles techniques et/ou les firmes.
• Assurer les commandes en temps et en heure pour les différents services
• Gestion des appels téléphoniques et demandes par mail des firmes et des différents services de l’hôpital

L’ensemble de ces missions sont réalisées sous la supervision du pharmacien responsable des DMI.

Responsabilités principales :

• Gestion des implants tracés

• Validation des commandes des DMI tracés réalisés par une autre administrative
• Suivi des problématiques du terrain avec les DMI tracés
• Mise en place avec planning défini de la traçabilité des DMI non encore tracés sur Jolimont et Lobbes
• Connaitre les DMI en consignation et tenir les listes mises à jour à la suite des contrôles des firmes
• Faire le suivi des consignations et des manquements en lien avec la firme
• Gérer le suivi des périmés avec les services et les firmes
• Vérifier et mettre à jour les stocks des DMI achetés dans les différents services en collaboration avec ceux-ci
• Pouvoir déterminer les dotations des DMI stockés et les ajuster en fonction de la consommation et/ou de la variation de l’activité (en accord avec le pharmacien responsable des DMI et du service concerné)
• Gestion des implants non tracés
• Validation des commandes des DMI réalisés par une autre administrative
• Connaitre les DMI à régulariser
• Vérifier et mettre à jour les stocks des DMI dans les différents services en collaboration avec ceux-ci
• Pouvoir déterminer les dotations des DMI stockés et les ajuster en fonction de la consommation et/ou de la variation de l’activité (en accord avec le pharmacien responsable des DMI et du service concerné)

• Traiter les retours des unités
• Analyser les retours des DMI des unités et réaliser ceux-ci auprès de la firme en collaboration avec l’administrative qui gère le renvoi de ceux-ci.
• Pouvoir déterminer et distinguer s’il s’agit d’un implant en consignation ou un implant acheté et faire le suivi en conséquence (dans Infohos et avec la firme) en collaboration avec l’administrative qui gère le renvoi de ceux-ci.

• Suivi des implants commandés pour une opération
• Assurer la permanence des mails reçus en lien avec des commandes réalisées par les chirurgiens pour des opérations spécifiques et fournir ces informations aux magasiniers.
• Suivre la bonne réception à temps (le jour avant l’intervention) des DMI en prêt
• Analyser les besoins urgents des services en DMI et proposer une méthode de travail afin de diminuer un maximum ces besoins urgents.

• Permanence téléphonique

Permanence téléphonique

• Assurer la permanence téléphonique
• Suivre les questions liées aux points ci-dessus
• Gestion des implants
• Préparer des commandes QOP(s), logopédie et 8.000.000 JRXC
• Encoder des NE implants et 8.000.000
• Classer des NE
• Assurer la traçabilité des 8.000.000 paramétrés
• Changer des prix après validation par le pharmacien responsable des DMI
• En cas de litige, vérification des bons de livraison, rapprochement avec les factures et les interventions chirurgicales.
• Faire le suivi des changements des références dans la fiche article et au niveau des articles tracés si nécessaire
• Gestion des commandes non réceptionnées endéans les 4 jours avec contact auprès de la firme + informations et suivi avec les utilisateurs

Collaboration :

• Collaborer avec les équipes pluridisciplinaires afin de fournir des informations précises ;
• Participer à créer un climat de travail agréable ;
• Sens du travail en équipe et bonnes capacités relationnelles ;
• Prendre part aux réunions d’équipes/de service ;
• Faire preuve de flexibilité et adaptation.
• Pouvoir référer au pharmacien responsable des DMI quand cela est nécessaire.
• Contribution à la rédaction ou mise à jour de procédures internes liées à la gestion des DMI.

Amélioration continue :

• Participer aux formations requises et aux programmes de formation continue au sein de l’institution ;
• Signaler tout évènement indésirable.
• Appui à l’analyse de données (consommation, coûts, fréquence d’utilisation…).
• Proposition d’axes d’amélioration pour optimiser les processus (traçabilité, réduction des pertes, harmonisation des pratiques…).
• Veille documentaire et réglementaire (nouveaux produits, changements d’étiquetage, rappels de lots…).

Profil

Formation indispensable :

• Anglais écrit et oral
• Bonne maîtrise des outils bureautiques (Excel, Word, Outlook) et du logiciel de la pharmacie Infohos
• Rigueur, autonomie, organisation et sens du détail (traçabilité, conformité).
• Bonnes capacités d’analyse et esprit critique.
• Aisance dans la communication écrite et orale (échanges internes et avec les fournisseurs).
• Connaissance dans le circuit des DMI est un atout
• Connaissance du programme Infohos est un atout
• Sens des responsabilités
• Capacité à prioriser ses tâches

Offre

Nous offrons un contrat à temps plein :

• Contrat à durée déterminée d'1 an ou reprise du contrat en cours pour les internes HELORA.