Secrétaire de recherche (F/H/X)

Fonction

Sous la responsabilité du Président d’Institut et par délégation de la coordinatrice administrative d’Institut, le/la titulaire de la fonction aura pour fonction principale d'assurer un support administratif et logistique aux activités et processus liés à l’organisation administrative d’un centre de recherche :

• Accueil, la gestion du courrier ;
• Organisation des événements et activités du centre (réunions, séminaires, colloques, …) : réservation salles, communication (annonce et diffusion), catering, matériel divers; l’organisation des défenses de doctorat ;
• Prise en charge de l'accueil des chercheurs/visiteurs/stagiaires (internes et externes) ;
• Aide pour l'organisation des déplacements des membres de l'équipe ;
• Contribution à la gestion de l'information : distribution du courrier ; mise à jour du site web ; rédaction de news ; gestion de la communication numérique ; maîtrise des outils numériques (organisation de réunions à distance) ;
• Maintenance du stock de fournitures de bureau ; de l’attribution des bureaux ; du bien-être des chercheurs ;
• Gestion du matériel de secrétariat (imprimantes, fax, photocopieuses) et le traitement de premier niveau de menus problèmes (p.ex. panne de photocopieuse) ;
• Participation à la préparation des rapports d’activité du centre (collecte des informations) ;
• Support des académiques pour les achats, en interaction avec les gestionnaires logistiques et comptables ;
• Classement et archivage ;
• Contribution à l’animation du centre ; participation aux réunions du centre ; rédaction de PV.

Cette description de fonction n’est pas exhaustive et est susceptible d’évoluer en fonction des besoins de l'entité.

Qualifications et aptitudes requises

• Diplôme de niveau bachelier (ou graduat) en secrétariat ou autre avec une solide expérience dans des matières administratives
• Capacités rédactionnelles
• Maîtrise de l'outil bureautique (suite Microsoft Word, Excel,...)
• Facilité à acquérir les outils informatiques développés par l'UCLouvain
• Capacité à gérer, avec précision, plusieurs tâches en même temps
• Sens des responsabilités, polyvalence, autonomie
• Capacité de gestion des priorités
• Capacité à travailler seul·e et en équipe
• Facilités communicationnelles / sens de la diplomatie
• Rigueur, fiabilité et discrétion
• Esprit de synthèse et capacité d'analyse
• Flexibilité au niveau de l'horaire (réunions d'équipe) et des congés afin d'assurer la continuité du centre de recherche
• Des notions d'anglais, de néerlandais et d’espagnol seraient un atout.

Seules les candidatures dont le niveau de diplôme est en adéquation avec celui fixé dans l'offre d'emploi pourront être prises en considération.