ICT Service Manager Sharepoint (m/v/x)

Fedasil kent materiële hulp toe aan verzoekers om internationale bescherming en aan andere categorieën van vreemdelingen die ook recht hebben op opvang ("opvangwet" van 12 januari 2007). Fedasil organiseert, rechtstreeks of via haar partners, een kwaliteitsvolle opvang en begeleiding. Het Agentschap beheert bovendien de observatie en oriëntatie van niet-begeleide minderjarige vreemdelingen (NBMV). Fedasil coördineert de programma's voor vrijwillige terugkeer vanuit België. Fedasil draagt bij tot het uitwerken, de voorbereiding en de uitvoering van het opvangbeleid. In het kader van verschillende initiatieven zorgt Fedasil voor de integratie van de opvangcentra binnen de plaatselijke gemeenschap.

Fedasil zoekt een:

ICT Service Manager Sharepoint (m/v/x)

Voltijds contract van onbepaalde duur (38u.)

Interne/extern selectie

Referentienummer: 20250513-99999-168

Functie

Doel van de functie:

Bij de ICT-dienst van Fedasil sta je als Service Manager in voor het beheer van applicaties nadat ze opgeleverd en in productie gesteld zijn. Je verzekert de continuïteit van de processen van de interne klanten van de ICT-dienst door ervoor te zorgen dat de ICT-producten die je beheert naar behoren werken. Je staat daarnaast in voor de begeleiding bij het in plaats stellen van nieuwe functionaliteiten of andere veranderingen aan de door jou beheerde applicaties, dit in samenwerking met ICT-medewerkers (bv. ontwikkelaars of infra-specialisten) en in afstemming met de interne klanten. In dit geval zal het gaan om het beheer van applicaties die gemaakt zijn in de Microsoft 365 Sharepoint omgeving (door externe consultants en/of interne ontwikkelaars).

Context:

Je zal werken in het PMO-team van de ICT-dienst op de hoofdzetel van Fedasil in Brussel. Dit team bestaat uit project managers en service managers die samen het end-to-end beheer van de ICT-projecten en producten in goede banen leiden. De ICT-dienst maakt deel uit van de Directie Algemene Diensten van Fedasil en voorziet het hele Agentschap, inclusief de opvangcentra van Fedasil, van de nodige software- en hardware-oplossingen.

Inhoud

Als Service Manager Sharepoint bestaan je taken voornamelijk uit:

• Het coördineren en opvolgen van de openstaande issues voor de applicaties die jij beheert, in samenwerking met je ICT-collega’s en in overleg met de interne klanten
• Indien de door jouw beheerde toepassing via een overheidsopdracht tot stand kwam: het opvolgen van de opdracht met de leverancier, vooral wat betreft de opleveringen na de go-live van de applicatie (planning, afspraken, SLA’s, budget, …)
• Het beheer van urgente/kritieke problemen die zich voordoen met jouw applicaties, in overleg met de interne klanten en de eventuele leverancier(s)
• Een deel van het werk delegeren, bijvoorbeeld in het kader van het beantwoorden van support tickets
• Duidelijk communiceren naar het service team toe, de interne klanten en de hiërarchisch verantwoordelijke; rapporteren over de status van de service(s) en de voornaamste indicatoren bijwerken voor de opvolging van de service(s) in het ICT-portfolio
• Onderhouden van goede contacten met interne en eventueel externe stakeholders (leveranciers, partners)
• Uitwerken en in plaats brengen van de nodige end-to-end processen en procedures om de applicatie te beheren (incident management, monitoring, change management,...) in samenwerking met het service team
• Deze procedures, processen en manier van werken overeenkomstig documenteren in samenwerking met de ICT-collega's
• Streven naar continue verbetering van de service(s) en zijn/hun processen

Profiel

U hebt bijzondere interesse voor Fedasil, zijn werking, zijn waarden en zijn doelgroep. Voor meer informatie, raadpleeg www.fedasil.be.

Diploma

• Optie 1: Je beschikt over een Masterdiploma ICT zonder ervaring;
• Optie 2: Je beschikt over een masterdiploma met minstens 1 jaar ervaring (zie rubriek "ervaring")
• Optie 3: Je beschikt over een bachelordiploma ICT met minstens 1 jaar ervaring (zie rubriek ‘ervaring’);
• Optie 4: Je beschikt over een bachelordiploma met minstens 2 jaar ervaring (zie rubriek "ervaring").

Ervaring

• Optie 1: zonder ervaring
• Optie 2 of 3: minimaal 1 jaar ervaring
• Optie 4: minimaal 2 jaar ervaring

Relevante beroepservaring vereist op vakgebied “applicatiebeheer”, waarbij je minimaal 2 van de onderstaande taken hebt uitgevoerd:

• Taak 1 : het managen van een kritiek applicatief incident;
• Taak 2 : het onderhandelen van een SLA met een leverancier;
• Taak 3 : het uitvoeren van applicatieve monitoring en rapportage hierrond.

Relevante beroepservaring vereist op vakgebied “Microsoft 365 Sharepoint”, waarbij je minimaal 2 van de onderstaande taken hebt uitgevoerd:

• Taak 1 : het beheren en/of gebruiken van applicaties binnen een Microsoft Sharepoint omgeving.
• Taak 2 : het plannen en ondersteunen van Sharepoint applicaties die met standaard workflows en PowerApps werden ontwikkeld;
• Taak 3 : het correct scopen (benodigde licenties, plugins, dataset grootte en dus kost) van gevraagde wijzigingen aan applicaties;

Om te kunnen bepalen of je aan de selectie-eisen voldoet, moeten bovenstaande vereiste ervaringen duidelijk op je CV worden beschreven in de vorm van :

Vakgebied: aantal jaren ervaring

• Taak 1 voltooid
• Taak 2 voltooid
• …

Anders wordt uw aanvraag niet in aanmerking genomen voor verdere selectie.

Technische vaardigheden

Vereisten:

• Je hebt ervaring met het beheer van ICT-applicaties, -services, of -producten.
• Je hebt kennis en ervaring inzake de implementatie van methodologieën van service management.
• Je hebt kennis en ervaring inzake implementatie en ondersteuning van complexere applicaties in Microsoft 365 Sharepoint.
• Je hebt praktische ICT-vaardigheden (Internet, Word, Excel, PowerPoint, Teams).
• Je bent Nederlandstalig/Franstalig en beschikt over een goede kennis van de tweede landstaal.

Troeven:

• Een certificering in service of project management (bv. ITIL of PRINCE2).
• Kennis van Agile/Scrum.
• Kennis van Javascript libraries met linken naar Sharepoint (Typescript, React,…).
• Ervaring met Jira.
• Kennis van gegevensbescherming (GDPR).

Algemene vaardigheden

INFORMATIE INTEGREREN: Leggen van verbanden tussen verschillende gegevens, genereren van alternatieven en trekken van sluitende conclusies.

MEDEWERKERS INTEGREREN: Erkennen van de kwaliteiten van de medewerkers, hen stimuleren in het nemen van initiatieven door hen verantwoordelijkheden toe te kennen en de eigen leiderschapsstijl aan hen aan te passen.

OBJECTIEVEN BEHALEN: Beschikken over de inzet, de wil en de ambitie om resultaten te boeken en de verantwoordelijkheid op zich nemen voor de correctheid van ondernomen acties.

ADVISEREN: Advies geven aan zijn/haar gesprekspartners en een vertrouwensband met hen opbouwen op basis van zijn/haar expertise.

Aanbod

Wij bieden een verrijkende en stimulerende werkervaring binnen een dienst in volle ontwikkeling.

Type overeenkomst

Een voltijds contract van onbepaalde duur (38u/week).

Categorie A: administratief uurrooster met vaste en variabele uren en prestaties van 7u36 per dag, van maandag tot vrijdag.

Er wordt telkens een werfreserve aangelegd voor alle type arbeidsovereenkomsten voor de duur van minstens 2 jaar.

Plaats van tewerkstelling

Fedasil

Hoofdbestuur

Kartuizersstraat 21

1000 Brussel

Loon

Je wordt aangeworven op het niveau NA11 met de loonschaal die voor jou van toepassing is. Het minimum bruto maandsalaris bedraagt € 3869,66 (startsalaris zonder anciënniteit op basis van een voltijdse arbeidsovereenkomst, aan de huidige index). Dit bedrag kan variëren in functie van jouw nuttig geachte beroepservaring. Voor meer inlichtingen, raadpleeg www.fedweb.be.

Voordelen

Variabel uurrooster en 26 vakantiedagen op jaarbasis (direct bij indiensttreding en in verhouding tot de prestaties en het werkregime).

Gratis openbaar vervoer voor het woon-werkverkeer.

Mogelijkheid tot fietsvergoeding voor het woon-werkverkeer.

Maaltijdcheques en voordelige aanbiedingen met een Federale kortingskaart.

Voordelige hospitalisatieverzekering en diverse sociale voordelen.

Valorisatie van nuttige werkervaring.

Vele mogelijkheden tot opleidingen (te volgen tijdens de werkuren).

Aanvullend pensioen in de vorm van een groepsverzekering.

Zin om te solliciteren?

Solliciteer tegen ten laatste 29/08/2025 door het kandidatenformulier in te vullen via de link "solliciteren" onderaan de vacature. Om in overweging genomen te worden, moet uw kandidatuurdossier het volgende bevatten:

• een motivatiebrief;
• een gedetailleerd CV (waarmee we diplomavoorwaarden en ervaring kunnen beoordelen);
• een kopie van het vereiste diploma.

Buitenlands diploma en/of diploma in een andere taal

Als je jouw diploma behaald hebt in een ander land dan België of in een andere taal dan het Nederlands, bekijk dan de specifieke pagina van werkenvoor.be.

Solliciteer je voor een functie in een andere taal dan die van je diploma? Let dan goed op, want in sommige gevallen moet je aantonen dat je die taal beheerst door te slagen voor een taaltest! Schrijf je zo snel mogelijk in voor de vereiste test, want het behalen van een taalcertificaat is een voorwaarde voor het selectiegesprek. Controleer of dit op jou van toepassing is door de informatie over buitenlands diploma of diploma in een andere taal' te raadplegen.

Gelieve de nodige certificaten aan je kandidatuur toe te voegen te voegen.

Juridische attesten

Als je weerhouden bent voor de functie, zal een bewijs van goed gedrag en zeden (uittreksel van het strafblad) gevraagd worden. Een bewijs model 2 is nodig voor functies op de minderjarigen afdeling.

Je moet voldoen aan de wetgeving inzake de toegang tot het Belgische grondgebied en de arbeidsvergunningen. Indien je geen Belgisch staatsburger bent, moet je de gepaste documenten voorleggen wanneer je weerhouden bent voor de functie.

Diversiteit

Fedasil wil diversiteit bevorderen en wil onder andere personen met een handicap aanmoedigen om te solliciteren. Indien je een handicap hebt, kan je een redelijke aanpassing vragen van de selectieprocedure. Om hiervan gebruik te maken, moet je de selectieverantwoordelijke informeren.

Selectieprocedure

Voorselectie

De selectiecommissie bestudeert alle kandidaturen. De preselectie gebeurt op basis van je kandidatuurdossier (CV en motivatiebrief, diploma + gelijkstelling en attest indien nodig). Alleen de kandidaten waarvan het profiel het meest overeenkomt met de functievereisten zullen worden uitgenodigd voor een selectiegesprek.

Selectie

De selectie bestaat uit schriftelijke testen en een selectiegesprek vanaf 30/08/25. Van de kandidaten die geschikt worden bevonden, wordt de kandidatuur in een wervingsreserve bijgehouden voor alle types van arbeidsovereenkomsten voor de duur van 2 jaar. De kandidaten die niet geslaagd zijn, kunnen gedurende 6 maanden niet meer deelnemen aan een nieuwe procedure voor een gelijkaardige functie op hetzelfde niveau.

Alle bijkomende informatie kan verkregen worden bij christophe.mahaut@fedasil.be