Assistent Lid van de Administratieve en Logistieke Cel binnen DSU Antwerpen

Als dossierbeheerder, dossiers opstellen en/of analyseren en/of controleren volgens de geldende regelgeving of procedures om een besluit te kunnen trekken op basis van alle elementen en te garanderen dat een beslissing wordt genomen of dat het dossier wordt afgewerkt.

Voorbeelden van taken :
de dossiers met betrekking tot zijn bevoegdheidsdomein of informatie in verband met die dossiers ontvangen ;
informatie of verduidelijkingen inwinnen bij verschillende bronnen ;
informatie opzoeken in verschillende bestanden ;
nagaan of de informatie in het dossier volledig en correct is ;
de vastgestelde stappen in het dossier uitvoeren volgens de procedures of regels ;
documenten aanvullen volgens de geldende regelgeving of procedures ;
alternatieven voorstellen voor de verdere behandeling van het dossier.

Als gegevensbeheerder, gegevens raadplegen, invoeren, klasseren en/of één of meerdere interne en/of externe gegevensbanken exploiteren om over alle noodzakelijke elementen te beschikken voor de verdere contrôle en behandeling van het dossier en om de organisatie gestructureerde informatie ter beschikking te stellen.

Voorbeelden van taken :
de toegankelijkheid van de classificatie verhogen (etiketten, inhoudsopgaven, structuur van de dossiers ...) ;
de ingevoerde of in te voeren gegevens analyseren en/of controleren ;
op basis van de gegevensbank verslagen of lijsten maken ;
gegevens ordenen en toekennen aan de categorieën van het computerbestand of de gegevensbank ;
de verschillende gegevensbanken betreffende het personeelsbeheer raadplegen voor een correcte behandeling van de vraag van het personeelslid.

Als administratieve ondersteuning, administratieve en/of organisatorische taken en activiteiten verrichten volgens de geldende procedures om het optimale verloop van de activiteiten van de entiteit te waarborgen en/of om de nodige documenten te beschikking te stellen.

Voorbeelden van taken :
de echtheid en geldigheid van de documenten controleren ;
dossiers administratief beheren en opvolgen ;
kopieën maken en documentatiedossiers samenstellen.

Als ondersteuning HRM, HRM-taken en -activiteiten verrichten volgens de geldende procedures om het personeel dat de entiteit ter beschikking wordt gesteld optimaal te beheren.

Voorbeelden van taken :
gestandaardiseerde en gepersonaliseerde brieven opstellen voor de dienst ;
verslagen van interne vergaderingen opstellen ;
teksten, memo's, nota's en presentaties opstellen ;
de lay-out van documenten verzorgen ;
'gespecialiseerde P-dossiers' administratief beheren en opvolgen ;
dossiers en informatiebrochures samenstellen ;
zorgen voor de administratieve opvolging van de dossiers van de dienst Personeel (naleving van de termijnen …) ;
verbanden leggen tussen de verschillende stukken van een dossier ;
de prestaties van de personeelsleden van de entiteit opvolgen ;
de onbeschikbaarheden van de personeelsleden van de entiteit opvolgen ;
de controleverplichtingen inzake medisch toezicht plannen ;
de persoonlijke dossiers van de personeelsleden van de entiteit bijhouden ;
nota's en briefwisseling betreffende het personeelsbeheer opstellen en opvolgen ;
de opleidingsplannen van de entiteit opvolgen ;
de jaarlijkse actieplannen inzake welzijn opvolgen.

5. Als logistieke ondersteuning, logistieke taken en activiteiten verrichten volgens de geldende procedures om de logistieke middelen die de entiteit ter beschikking worden gesteld optimaal te beheren.

Voorbeelden van taken :

• De voorraden en de bestellingen van verbruiksproducten beheren.
• De inventarissen van het materiaal bijhouden.
• Zorgen voor de ontvangst, de opslag, de levering en het onderhoud van het materiaal en/of van de uitrustingsstukken.
• Het wagenpark beheren.
• In logistiek materiaal voor de dienst voorzien of het reserveren.
• Administratieve taken in verband met het logistiek uitvoeren.

6. Als helpdesk, technische inlichtingen en antwoorden verstrekken aan de personeelsleden/klanten/ gebruikers om hen een gepaste oplossing voor hun vragen en problemen te geven.

Voorbeelden van taken :

• het probleem bepalen in de situatie die de verzoeker uiteenzet in het kader van gespecialiseerde P-materies ;
• de contactpersoon zijn voor de beheerders om vragen te beantwoorden die het personeelsbeheer betreffen ;
• de bekende procedures voor probleemoplossing toepassen ;
• inlichtingen die overeenkomen met een veel voorkomende situatie verstrekken.

7. Als contactpersoon, antwoorden op alle vragen van de interne of externe klanten en de complexe vragen aan de gespecialiseerde personen of diensten doorgeven om de klanten te helpen bij het zoeken naar een antwoord op hun vraag.

Voorbeelden van taken :

• telefonisch of via mail antwoorden op verzoeken om informatie van interne of externe klanten ;
• de klanten doorverwijzen naar de bevoegde personen/diensten ;
• de nodige documenten/brochures/inlichtingen bezorgen aan de personen/diensten die hierom verzoeken ;
• om informatie vragen en/of documenten raadplegen om de klanten te helpen ;
• voor interne of externe klanten opzoekingen doen in de gegevensbanken of archieven ;
• aan de klanten uitleg geven, analyseren en structureren ;
• documenten aanvullen volgens de geldende regelgeving of procedures.

Onder de leiding van de TeamChef voert het lid van de Administratieve en Logistieke Cel een administratieve en logistieke steun uit voor de DSU Antwerpen.